Politique de confidentialité

Généralités :

Cette page décrit la politique de confidentialité appliquée sur le site www.votreassistante.net. Les termes suivants désignent :

  • Éditrice : Lydia Provin, gérante de la société Votre Assistante et DPO (Data Protection Officer) ;
  • Site : www.votreassistante.net ;
  • Utilisateur : personne physique ou morale qui visite les pages du Site qu’il soit Abonné, Prospect ou Client ;
  • Abonné : personne physique ou morale qui s’inscrit à la newsletter en validant son inscription par double opt-in ;
  • Prospect : personne physique ou morale qui montre un intérêt à un produit ou service proposé sur le Site ;
  • Client : personne physique ou morale qui achète un produit ou service sur le Site.

L’Utilisateur reconnaît avoir pris au préalable connaissance de la présente politique de confidentialité.

L’Éditrice se réserve le droit de modifier et de compléter la présente politique à tout moment, sans préavis et sans contrepartie. Par conséquent, il relève de la responsabilité de l’Utilisateur de prendre connaissance des nouvelles actualisations de ces conditions à chaque nouvelle connexion au Site.

Pour toute remarque, information ou suggestion concernant le Site, nous vous invitons à écrire un email à l’Éditrice.

 

Collecte des renseignements personnels

L’Éditrice collecte les informations personnelles suivantes (ces informations sont recueillies au travers des formulaires disponibles sur le Site) :

Lors de l’inscription à la newsletter (qui crée un compte membre et le rend actif une fois la validation en double opt-in effectuée) :

  • Prénom ;
  • Adresse email ;
  • Mot de passe pour accéder à l’Espace Membres (uniquement connu de l’Utilisateur) ;
  • Adresse IP (et géolocalisation du Pays) ;
  • Navigateur utilisé ;
  • URL référente ;
  • Date et heure d’inscription.

Ces informations sont collectées via une extension et un service d’autorépondeur. La collecte de ces informations permet à l’Éditrice d’informer l’Abonné qu’un nouvel article ou un nouveau produit a été publié sur le Site, lui faire part d’une offre promotionnelle ou pour lui communiquer toute information relative au Site, mais aussi à des fins de statistiques. Ces informations sont conservées jusqu’à 3 ans à compter de la demande de désabonnement de l’Abonné, de la non-confirmation de son inscription (si l’inscription n’est pas validée sous 48 heures, l’inscription est supprimée de l’extension et de l’autorépondeur manuellement) ou de l’invalidité de son adresse email à des fins de statistiques. L’Abonné peut se désinscrire à tout moment en utilisant le lien de désinscription au bas des emails envoyés via la newsletter ou en utilisant le formulaire de contact (Sujet du message : Connaître, modifier ou supprimer mes données personnelles/Connaître l’historique de mes commandes). Il peut également exporter les données collectées via l’extension en cliquant sur le lien correspondant dans son Espace Membres.

Lors d’une demande de contact pour un problème d’inscription à la newsletter ou pour connaître le statut d’une inscription, d’une demande d’information concernant un produit en vente sur le Site, d’une demande de partenariat, d’une proposition d’article ou d’une suggestion d’article :

  • Prénom ;
  • Adresse email.

Ces informations sont collectées via une extension qui envoie la copie de la demande par email à l’Éditrice et qui sont effacées de l’extension une fois qu’elle en a pris connaissance. La collecte de ces informations permet à l’Éditrice de répondre à la demande de l’Utilisateur. Ces informations sont conservées par email jusqu’à 1 an après le dernier échange d’email suite à cette demande à des fins de suivi et sans limitation de durée en cas de litige.

Lors d’une demande de changement d’adresse email :

  • Ancienne adresse email ;
  • Nouvelle adresse email.

Ces informations sont collectées via une extension qui envoie la copie de la demande par email à l’Éditrice et qui sont effacées de l’extension une fois qu’elle en a pris connaissance. La collecte de ces informations permet à l’Éditrice de répondre à la demande de l’Utilisateur. Ces informations sont conservées par email jusqu’à 1 an après la demande à des fins de suivi.

Lors d’une commande d’un produit sur le Site :

  • Adresse email ;
  • Nom de l’entreprise et Numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant ;
  • Prénom ;
  • Nom ;
  • Adresse postale complète ;
  • Adresse IP ;
  • Navigateur utilisé ;
  • URL référente ;
  • Date et heure d’inscription en tant que Client et de passage de la commande.

Ces informations sont collectées via une extension et un service d’autorépondeur ainsi qu’un logiciel de facturation. La collecte de ces informations permet à l’Éditrice d’établir les factures relatives aux commandes, de communiquer sur la façon dont le Client peut obtenir son produit commandé et d’effectuer un suivi de la relation commerciale. Ces informations sont conservées sans limitation de durée dans le logiciel de facturation. Elles sont effacées de l’extension et du service d’autorépondeur, après un délai maximal d’1 mois à compter de la date de la commande, si le Client n’est pas inscrit à la newsletter (sauf en cas de demande de prolongation par le Client) et sont conservées sans limitation de durée si le Client est inscrit (les délais de conservation sont, dans ce cas, identiques au point concernant l’inscription à la newsletter) uniquement en ce qui concerne le prénom et l’Adresse email (les autres infirmations n’étant conservées que dans le logiciel de facturation). Si l’Utilisateur remplit le formulaire pour créer un compte client, mais qu’il ne procède à aucun paiement, l’Éditrice lui envoie un email afin de savoir s’il a rencontré un souci et ses informations de facturation sont supprimées juste après s’il n’a jamais été Client.
Les paiements se faisant par des partenaires extérieurs tels que Paypal, aucune information bancaire n’est stockée sur le Site.
En cas de mise à jour du produit commandé, le Client sera informé via un message programmé sur l’autorépondeur s’il est inscrit à la newsletter ou un email envoyé manuellement par l’Éditrice dans le cas contraire. Le Client, non abonné à la newsletter, peut refuser d’être contacté en cas de mise à jour de produit en informant l’Éditrice via le formulaire de contact (Sujet du message : Connaître, modifier ou supprimer mes données personnelles/Connaître l’historique de mes commandes). Le Client peut à tout moment demander l’historique de ses commandes en utilisant le formulaire de contact (Sujet du message : Connaître, modifier ou supprimer mes données personnelles/Connaître l’historique de mes commandes). Le Client peut se désinscrire à tout moment en utilisant le lien de désinscription au bas des emails envoyés via la newsletter ou en utilisant le formulaire de contact (Sujet du message : Connaître, modifier ou supprimer mes données personnelles/Connaître l’historique de mes commandes). Il peut également exporter les données collectées via l’extension en cliquant sur le lien correspondant dans son Espace Membres ou faire une demande via le même formulaire de contact pour connaître les autres données collectées, dans le logiciel de facturation, le concernant telles que le nom ou l’adresse postale complète.

Lors d’une demande de devis :

  • Nom de l’entreprise et Numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant ;
  • Adresse email ;
  • Civilité ;
  • Prénom ;
  • Nom ;
  • Adresse postale complète.

Ces informations sont collectées via une extension qui envoie la copie de la demande par email à l’Éditrice et qui sont effacées de l’extension une fois qu’elle en a pris connaissance. Si un devis est établi, elles sont également conservées dans un logiciel de facturation. La collecte de ces informations permet à l’Éditrice d’établir les devis relatifs aux demandes. Ces informations sont conservées jusqu’à 3 ans à compter du dernier email échangé suite à cette demande à des fins de suivi commercial. Le Prospect ou Client peut faire une demande via le formulaire de contact (Sujet du message : Connaître, modifier ou supprimer mes données personnelles/Connaître l’historique de mes commandes) pour connaître les données collectées, dans le logiciel de facturation, le concernant telles que le nom ou l’adresse postale complète.

Lors de l’écriture d’un commentaire sur le Site :

  • Prénom ;
  • Adresse email ;
  • Site web le cas échéant ;
  • Adresse IP ;
  • Date et heure du commentaire ;
  • Date et heure d’abonnement aux commentaires le cas échéant.

Ces informations sont collectées via une extension qui gère les commentaires et l’abonnement à ces derniers. La collecte de ces informations permet au Site de gérer les commentaires et d’informer l’Utilisateur qu’un nouveau commentaire a été publié s’il a demandé à en être notifié. Les 3 premières informations sont conservées sans limitation de durée tant que le commentaire est en ligne et pour une durée maximale de 3 ans à compter de l’abonnement aux commentaires pour la dernière information si l’Utilisateur ne se désabonne pas de ces derniers avant.

 

Toutes les informations collectées ne sont utilisées que par l’Éditrice et ne sont ni échangées, ni vendues à des tiers. Les données pourront être partagées seulement sur demande d’un gouvernement ou toute autre autorité administrative compétente.

Si le Site faisait l’objet d’une fusion, acquisition ou vente de tout ou partie de ses actifs, tous les Abonnés et Clients seraient prévenus avant que cet évènement soit effectif.

Si l’Utilisateur contacte l’Éditrice directement par email, les informations fournies par l’Utilisateur ne sont pas collectées, sauf demande expresse de ce dernier selon le but de sa demande (demande de devis, demande d’inscription…).

Aucune newsletter programmée par autorépondeur n’est envoyée si l’Utilisateur n’est pas un Abonné.

 

Droit d’accès, de modification, de suppression ou de portabilité des données

Conformément à la loi “Informatique et libertés”, l’Utilisateur peut exercer son droit d’accès aux données le concernant et les faire modifier ou supprimer en contactant l’Éditrice :

L’Utilisateur devra bien sûr décliner son identité (adresse email, ID Membre et date d’inscription) avant que les informations le concernant soient portées à sa connaissance.

L’Éditrice s’engage à offrir à l’Utilisateur un droit d’opposition et de retrait quant à ses données personnelles. Ce droit s’entend comme étant la possibilité offerte à l’Utilisateur de refuser que ses informations personnelles soient utilisées à certaines fins mentionnées ci-dessus lors de la collecte. Toutefois, les informations demandées pour établir une facture ne pourront être supprimées, car ces renseignements sont une obligation légale.

 

Traitement des données

La collecte de ces données a fait l’objet d’une déclaration à la CNIL sous le numéro 1415609.

 

Cookies

Certaines informations sont collectées via des cookies (petits fichiers textes enregistrés sur le disque dur de l’Utilisateur pendant sa navigation sur le Site). Il s’agit principalement des informations suivantes :

  • Pages visitées et requêtes ;
  • Heure et jour de connexion ;
  • Provenance de l’Utilisateur ;
  • Nombre de visites sur le Site ;
  • Temps moyen d’un Utilisateur sur le Site.

L’utilisation de ces fichiers permet à l’Éditrice :

  • D’améliorer ses services et le Site ;
  • De suivre les commandes ;
  • De suivre les statistiques.

Google Analytics conserve les données analysées pendant une durée de 14 mois.

Si l’Utilisateur souhaite s’opposer aux cookies provenant de Google Analytics (site utilisé pour connaître les statistiques du Site), il peut se rendre sur cette page pour télécharger le module.

D’autres cookies sont utilisés tels que ceux d’Adobe, de Rakuten ou de YouTube. L’Utilisateur est invité à modifier les paramètres de son navigateur s’il souhaite s’opposer à tous les cookies.

 

Sécurité et stockage des données

Les renseignements personnels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé. L’ordinateur de l’Éditrice est protégé ainsi que ces supports de stockage et le Site, avec un protocole SSL (chez OVH qui est un hébergeur français), autant que possible. L’autorépondeur (français) utilisé répond aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ainsi que le moyen de paiement utilisé pour les ventes de produits (Paypal). L’Éditrice utilise des mots de passe complexes pour la gestion du Site, son autorépondeur et son moyen de paiement.

L’Éditrice s’engage à maintenir un haut degré de confidentialité en utilisant tous les moyens à sa disposition. Néanmoins, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. En cas de problème, l’Éditrice s’engage à en informer l’Utilisateur dans les 24 heures après avoir découvert l’incident et à en informer la CNIL dans les 72 heures.