Imprimer des étiquettes d’adresses avec Access

Tutoriel réalisé avec Access 2013
Si vous souhaitez effectuer un publipostage pour créer des étiquettes personnalisées pour vos courriers, il n’est pas forcément nécessaire de réaliser un publipostage classique. Vous pouvez passer directement par l’assistant état d’Access si votre base de données se trouve sur ce logiciel. Quel que soit le type d’étiquettes autocollantes que vous utilisez, Access va gérer la disposition des informations selon vos dimensions.

Vous retrouverez la base de données utilisée au bas de l’article.

Lancement de l’assistant Étiquette

Ouvrez votre base de données Access et placez-vous, dans le panneau de navigation, sur la table ou requête comportant vos coordonnées et cliquez sur Étiquettes  de l’onglet Créer. Si vous ne souhaitez pas imprimer toutes les coordonnées de votre table, utilisez une requête pour choisir un critère qui porterait sur un Code Postal par exemple.

Choix de la taille d’étiquettes

Dans la boîte dialogue qui s’affiche, vous allez indiquer le type d’étiquettes que vous utilisez :

Grâce au filtre par fabricant, vous pouvez faire apparaître différentes références correspondantes aux différentes dimensions. Le Nombre de front se rapporte, quant à lui, au nombre d’étiquettes côte à côte. Vous pouvez choisir une Unité de mesure anglaise ou métrique pour vos dimensions et le Type d’étiquette est à laisser sur Feuille à feuille si vous utilisez une imprimante classique (jet d’encre ou laser), mais cochez Continu si vous utilisez une imprimante industrielle.

Création d’une nouvelle taille d’étiquette

Si vous ne trouvez pas le format de vos étiquettes parmi les formats proposés par défaut par Access, cliquez sur Personnaliser.

Cliquez sur Nouveau…. Dans la boîte de dialogue affichée, saisissez un Nom pour votre type d’étiquette et un Nombre de front, puis saisissez les dimensions et retraits indiqués sur le schéma.

Une fois votre étiquette paramétrée, cliquez sur Ok.

Il se peut que vos paramètres ne soient pas appropriés et vous aurez donc ce message :

Cliquez sur Oui pour qu’Access corrige vos dimensions et Non pour valider quand même vos paramètres.

Pour modifier votre étiquette, vous cliquerez sur Modifier et pour copier les paramètres pour en créer une autre, vous cliquerez sur Dupliquer. Enfin, Supprimer supprimera l’étiquette en surbrillance.

Une fois que vos étiquettes personnalisées sont prêtes, cliquez sur Fermer. Automatiquement, Access vous affiche les étiquettes personnalisées :

Pour afficher de nouveau les étiquettes par défaut, décochez la case Afficher tailles d’étiquettes personnalisées.

Choix de la police et de la couleur d’étiquette

Lorsque l’étiquette à utiliser pour l’impression est définie, cliquez sur Suivant :

Indiquez la police à utiliser pour vos étiquettes. L’aperçu à gauche vous montre le résultat. Cliquez sur Suivant.

Choix des champs à afficher sur l’étiquette

Double-cliquez sur chaque champ à faire apparaître sur vos étiquettes ou cliquez dessus et cliquez sur le bouton .

Attention : saisissez une espace entre chaque champ pour que les données ne soient pas collées et appuyez sur la touche Entrée pour faire un retour à la ligne. L’encadré correspond à la taille de votre étiquette. Selon la taille de l’étiquette choisie, vous aurez plus ou moins d’espace pour les coordonnées. Cliquez sur Suivant.

Choix du tri des champs

Vous pouvez trier vos étiquettes selon un champ. Cela peut être utile si vous avez 2 boîtes postales différentes à La Poste (une pour votre région ou département et une autre pour les autres). De cette manière, vous n’aurez pas besoin de les trier vous-même lors du dépôt. Dans ce cas, cliquez à gauche sur le champ CP, puis cliquez sur le bouton .

Si vous ne souhaitez pas faire de tri, ne touchez à rien et cliquez sur Suivant.

Choix du nom de l’état

Enfin, donnez un nom à votre état et cochez soit Afficher les étiquettes telles qu’elles seront imprimées pour voir le résultat, soit Modifier la structure des étiquettes pour modifier l’état. Cliquez sur Terminer.

Vos étiquettes sont prêtes à être imprimées :

Lancement de l’impression des étiquettes à partir d’Access

Placez vos étiquettes autocollantes dans votre imprimante et cliquez sur Imprimer . Attention, il se peut que plusieurs pages d’étiquettes soient créées. Vérifiez leur nombre en cliquant sur  dans l’Aperçu avant impression .

Cliquez sur Fermer l’aperçu avant impression  pour ne pas imprimer les étiquettes tout de suite.

Lorsque vous ouvrez l’état, il est, par défaut, en Mode état . Ne vous inquiétez pas, la mise en page n’est pas perdue. Il suffit de faire un clic droit sur son onglet ouvert > Aperçu avant impression .

Export des étiquettes vers Word

Enfin, si vous souhaitez ouvrir ce fichier d’étiquettes dans Word, en mode Aperçu avant impression , cliquez sur Plus  > Word .

Choisissez l’endroit où enregistrer votre fichier RTF et son nom. Cochez Ouvrir le fichier de destination une fois l’exportation terminée pour gagner du temps et cliquez sur Ok.

Vous retrouverez votre état dans Word et pourrez l’enregistrer dans un autre format Word :

L’avantage de passer par Access pour gérer vos étiquettes est que si vous supprimez ou modifiez les coordonnées présentes dans votre base de données, à l’ouverture de l’état, les données seront mises à jour automatiquement contrairement à Word. Comme pour tous les états Access, vous pouvez passer en Mode création pour modifier la disposition et la présentation de votre fichier.