Créer un publipostage et l’envoyer par e-mail avec Word
15 Oct 2014
Tutoriel réalisé avec Word 2013
Lorsque vous souhaitez envoyer un même mail à plusieurs personnes, il existe les auto-répondeurs et les logiciels d’emailing, mais saviez-vous que vous pouviez le faire avec Word ?
Vous retrouverez, au bas de l’article, l’e-mail type et la liste des personnes (pour info ce sont des e-mails créés au hasard, alors n’allez pas jusqu’à l’envoi du publipostage avec cette liste).
Si vous ne l’avez pas encore vu ou lu, je vous invite à découvrir le tutoriel sur la création d’un publipostage, car je ne vais pas rentrer dans les détails pour la création du publipostage lui-même.
SOMMAIRE
Lancement de l’assistant Fusion et publipostage pas à pas
Ouvrez l’e-mail type et allez, dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage > Assistant fusion et publipostage pas à pas….
Choisissez en cliquant sur Suivant après chaque étape : Messages électroniques, Utiliser le document actuel, puis Utilisation d’une liste existante.
Choix de la liste des destinataires
Cliquez sur Parcourir… et allez rechercher la liste des personnes à qui envoyer le publipostage, dans ce cas, le fichier Excel Clients.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Ok :
Puis, dans la seconde également, sauf si vous souhaitiez ne sélectionner que quelques contacts où vous n’auriez à laisser cochés que ces derniers :
Choix des champs de fusion
Cliquez enfin sur Suivant, placez-vous sur le document juste avant la virgule après Bonjour et, dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Insérer un champ de fusion, double-cliquez sur Prénom qui est l’un des champs apparaissant dans le fichier Clients, puis double-cliquez sur Nom et cliquez sur Fermer.
Dans votre texte, saisissez une espace entre les deux champs insérés auquel cas ils seront collés lors de la fusion.
Placez-vous ensuite avant le point après votre nouveau code client est et insérez-y le champ N_client avec le menu déroulant qui apparaît lorsque vous cliquez sur la partie basse du bouton Insérer un champ de fusion :
Cette solution est préférable à celle de la boîte de dialogue afin de ne pas avoir à ressortir de la boîte pour les placer à divers endroits, mais si les champs se suivent vous pouvez le faire et ajouter les espaces à la fin.
Modification de la liste des destinataires
Reprenez les étapes du publipostage pas à pas pour avoir un aperçu de vos e-mails à envoyer. Vous pouvez cliquer sur afin de les visualiser un à un et vous pouvez encore filtrer les destinataires soit en faisant réapparaître la liste en cliquant sur Modifier la liste des destinataires… , soit en étant placé sur le destinataire à exclure et en cliquant sur Exclure ce destinataire.
Une fois que vous vous êtes assuré que le publipostage est correct, cliquez sur Suivant, puis Messagerie électronique….
Paramétrage de l’e-mail
Dans la fenêtre qui apparaît, vous allez paramétrer l’e-mail.
Dans À, si le champ E-mail n’est pas indiqué, sélectionnez-le dans la liste
À Ligne Objet, saisissez l’objet du mail, dans cet exemple, Votre code client.
Pour une meilleure délivrabilité, je choisis le Texte brut comme Format des messages.
Je veux envoyer le message à tous les destinataires sélectionnés jusqu’à présent, je clique donc sur Ok.
J’arrête le tutoriel à ce stade, car n’utilisant pas du tout Outlook, je ne l’ai pas paramétré, mais l’envoi devrait s’effectuer au moment du clic sur Ok.
Afin de vous assurer du bon fonctionnement de votre publipostage, je vous conseille de ne faire le premier envoi qu’avec votre propre adresse e-mail. De cette manière, vous saurez de quelle manière, vos destinataires recevront les messages.
Bonjour Lydia, Il serait utile de préciser que ce tutoriel ne fonctionne qu’avec Outlook et aucun autre logiciel de messagerie. Merci pour toutes tes astuces. À bientôt.
Je pense que la plupart des gens n’utilisent pas à cause de toutes ses étapes, on préfère moins d’étapes et moins d’options, ou les options seulement quand on veut changer quelque chose dans l’envoi, et cela est disponible seulement avec Outlook (pas la messagerie Outlook qui a remplacé Hotmail).
Bonjour Lydia, Je voulais savoir s’il existe un moyen d’intégrer la fonction DATEDIF d’Excel sur le publipostage dans Word 2013. Avant j’utilisais, une formule très longue pour calculer les dates, mais il fonctionne plus avec Word 2013.
J’aimerais, s’il vous plaît, comment nettoyer mon pc complètement, et comme mon pc a eu des problèmes, pourrais-je recevoir les livres électroniques, car j’ai perdu ceux que j’avais enregistrés. En vous remerciant d’avance et dans l’attente de vous lire, recevez mes salutations sincères.
Désolée, je ne suis pas dépanneuse informatique. Pour les ressources, elles se trouvent au bas de l’article et se déverrouillent par un partage de l’article sur un des réseaux sociaux.
Je commence à utiliser le publipostage par e-mail, mais si je veux joindre un document en PDF par exemple. Comment dois-je faire ? Vu que, lorsqu’on clique sur « terminer et fusionner » et envoyer par messagerie électronique, le courrier part directement sans afficher l’e-mail qui va être transmis.
Bonjour, Y a-t-il moyen d’envoyer un e-mail à 2 adresses pour une personne ? J’ai essayé en séparant les 2 adresses e-mail par un point-virgule, mais il ne reconnait pas l’adresse. Y a-t-il une astuce ? Merci.
Oui, effectivement, cela bloque. Le mieux est de créer 2 champs séparés et d’envoyer une première fois sur le premier champ et la seconde sur le deuxième.
Bonjour, Vous pouvez toujours ajouter un accusé de réception. L’astuce serait de couper votre connexion internet, de faire votre publipostage, puis d’aller dans la boîte d’envoi d’Outlook. Je pense qu’on peut y ajouter un accusé tant que l’envoi n’a pas été effectué (pas testé) et ensuite vous vous reconnectez.
Bonjour, Je voudrais savoir ce que vous appelez « compte Outlook ». Mes messages ne partent pas alors que mon compte hotmail.fr est ouvert dans Outlook.com. Que manque-t-il ?
Bonjour, Avez-vous testé l’envoi d’e-mail manuel via Outlook avec cet e-mail pour être sûre que tout est bien paramétré ? Si oui, il faut ouvrir Outlook pour que les envois partent.
Bonjour, J’ai une boîte e-mail partagée, c’est-à-dire que j’ai accès à deux comptes dans ma boite e-mail. Si je fais le même publipostage que vous, il sera envoyé avec mon compte par défaut. Puis-je changer le compte d’envoi, l’émetteur ?
Le plus simple est de modifier l’adresse par défaut le temps d’envoyer le publipostage, mais sinon vous pouvez couper votre connexion internet, effectuer le publipostage, puis modifier les e-mails restés dans la boîte d’envoi et réactiver la connexion.
Bonjour Lydia, Votre tutoriel sur le publipostage est fort intéressant, très clair. Par contre, la partie « où saisir mon adresse courriel » pour l’envoi d’un document à un groupe de destinataires échappe à ma compréhension et je remarque, après avoir parcouru les commentaires, que je ne suis pas la seule qui rencontre ce problème. Je possède une adresse Hotmail, une adresse Gmail. Je ne vois pas comment intégrer mon adresse ou paramétrer le publipostage pour que l’e-mailing devienne effectif.
Je crois bien avoir tout compris de vos explications, c’est la seule partie qui me manque. Merci et bravo pour ce que vous faites !
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et allez rechercher la liste des personnes à qui envoyer le publipostage, dans ce cas, le fichier Excel Clients.
afin de les visualiser un à un et vous pouvez encore filtrer les destinataires soit en faisant réapparaître la liste en cliquant sur Modifier la liste des destinataires… 
, soit en étant placé sur le destinataire à exclure et en cliquant sur Exclure ce destinataire 
.
.
MERCI.
Belle journée.
Bonjour Lydia,
Il serait utile de préciser que ce tutoriel ne fonctionne qu’avec Outlook et aucun autre logiciel de messagerie.
Merci pour toutes tes astuces.
À bientôt.
Bonjour Emmanuelle,
Exactement, c’est d’ailleurs pour cela que je n’ai pas été jusqu’au bout (je n’utilise jamais Outlook).
Merci.
Je pense que la plupart des gens n’utilisent pas à cause de toutes ses étapes, on préfère moins d’étapes et moins d’options, ou les options seulement quand on veut changer quelque chose dans l’envoi, et cela est disponible seulement avec Outlook (pas la messagerie Outlook qui a remplacé Hotmail).
Merci beaucoup Lydia pour toutes ces informations et très bonne continuation à vous !!
Bisou
Bonjour Lydia,
Je voulais savoir s’il existe un moyen d’intégrer la fonction DATEDIF d’Excel sur le publipostage dans Word 2013.
Avant j’utilisais, une formule très longue pour calculer les dates, mais il fonctionne plus avec Word 2013.
Merci d’avance pour ton aide.
Bonjour Abdillahi,
Pourquoi ne pas utiliser la fonction dans Excel directement, car à part utiliser les codes de champ, je ne vois pas trop comment procéder ?
J’aimerais, s’il vous plaît, comment nettoyer mon pc complètement, et comme mon pc a eu des problèmes, pourrais-je recevoir les livres électroniques, car j’ai perdu ceux que j’avais enregistrés.
En vous remerciant d’avance et dans l’attente de vous lire, recevez mes salutations sincères.
Désolée, je ne suis pas dépanneuse informatique. Pour les ressources, elles se trouvent au bas de l’article et se déverrouillent par un partage de l’article sur un des réseaux sociaux.
Je commence à utiliser le publipostage par e-mail, mais si je veux joindre un document en PDF par exemple. Comment dois-je faire ?
Vu que, lorsqu’on clique sur « terminer et fusionner » et envoyer par messagerie électronique, le courrier part directement sans afficher l’e-mail qui va être transmis.
En VBA : https://www.youtube.com/watch?v=wStN7ck_Hno
Bonjour,
Y a-t-il moyen d’envoyer un e-mail à 2 adresses pour une personne ? J’ai essayé en séparant les 2 adresses e-mail par un point-virgule, mais il ne reconnait pas l’adresse. Y a-t-il une astuce ? Merci.
Bonjour,
Oui, effectivement, cela bloque. Le mieux est de créer 2 champs séparés et d’envoyer une première fois sur le premier champ et la seconde sur le deuxième.
Merci beaucoup pour toutes ces explications, je souhaiterais diffuser à des clients, je pense que ceci correspond parfaitement à ce que je veux faire.
Le publipostage fonctionne avec Thunderbird, mais les caractères du texte original ne sont pas correctement retranscrits.
Exemple :
Texte original : Vous l’avez demandé ? WhiskyBox l’a fait !
Texte reçu : Vous l’avez demandé ? WhiskyBox l’a fait !
Avec Office 2016 et Thunderbird.
D’où vient le problème ?
Merci.
Bruno
Je n’utilise pas Thunderbird, mais regardez du côté des paramètres de celui-ci (encodage ou autre).
Bonjour et merci pour votre tuto. Y a-t-il un moyen pour avoir un suivi sur les e-mails ouverts ou non ? Merci 🙂
Bonjour,
Vous pouvez toujours ajouter un accusé de réception. L’astuce serait de couper votre connexion internet, de faire votre publipostage, puis d’aller dans la boîte d’envoi d’Outlook. Je pense qu’on peut y ajouter un accusé tant que l’envoi n’a pas été effectué (pas testé) et ensuite vous vous reconnectez.
Bonjour,
Je voudrais savoir ce que vous appelez « compte Outlook ». Mes messages ne partent pas alors que mon compte hotmail.fr est ouvert dans Outlook.com. Que manque-t-il ?
Bonjour,
Avez-vous testé l’envoi d’e-mail manuel via Outlook avec cet e-mail pour être sûre que tout est bien paramétré ?
Si oui, il faut ouvrir Outlook pour que les envois partent.
Merci pour ce tuto, y a-t-il moyen pour personnaliser aussi l’objet de l’e-mail envoyé en utilisant un champ de données sur Excel ?
Bonjour, c’est possible, mais ce sera en VBA.
Bonjour,
Comment faire parvenir un document PDF nominatif lors d’un publipostage e-mailing ?
Bonjour,
Uniquement en VBA.
Bonjour,
J’ai une boîte e-mail partagée, c’est-à-dire que j’ai accès à deux comptes dans ma boite e-mail.
Si je fais le même publipostage que vous, il sera envoyé avec mon compte par défaut.
Puis-je changer le compte d’envoi, l’émetteur ?
Bonjour,
Le plus simple est de modifier l’adresse par défaut le temps d’envoyer le publipostage, mais sinon vous pouvez couper votre connexion internet, effectuer le publipostage, puis modifier les e-mails restés dans la boîte d’envoi et réactiver la connexion.
Bonjour Lydia,
Votre tutoriel sur le publipostage est fort intéressant, très clair.
Par contre, la partie « où saisir mon adresse courriel » pour l’envoi d’un document à un groupe de destinataires échappe à ma compréhension et je remarque, après avoir parcouru les commentaires, que je ne suis pas la seule qui rencontre ce problème.
Je possède une adresse Hotmail, une adresse Gmail. Je ne vois pas comment intégrer mon adresse ou paramétrer le publipostage pour que l’e-mailing devienne effectif.
Je crois bien avoir tout compris de vos explications, c’est la seule partie qui me manque. Merci et bravo pour ce que vous faites !
Bonjour Marie,
Le publipostage ne se faisant qu’avec Outlook, il suffit de paramétrer votre adresse (Hotmail ou Gmail, peu importe) dans Outlook.