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Tutoriel réalisé avec Word 2013

Lorsque vous souhaitez envoyer un même mail à plusieurs personnes, il existe les auto-répondeurs et les logiciels d’emailing, mais saviez-vous que vous pouviez le faire avec Word ?

Vous retrouverez, dans l’Espace Membres, l’e-mail type et la liste des personnes (pour info ce sont des e-mails créés au hasard, alors n’allez pas jusqu’à l’envoi du publipostage avec cette liste).

Si vous ne l’avez pas encore vu ou lu, je vous invite à découvrir le tutoriel sur la création d’un publipostage, car je ne vais pas rentrer dans les détails pour la création du publipostage lui-même.

Ouvrez l’e-mail type et allez, dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage < Assistant fusion et publipostage pas à pas….

Choix de la commande Assistant fusion et publipostage pas à pas

Choisissez en cliquant sur Suivant après chaque étape : Messages électroniques, Utiliser le document actuel, puis Utilisation d’une liste existante.

Cliquez sur Parcourir… Bouton Parcourir et allez rechercher la liste des personnes à qui envoyer le publipostage, dans ce cas, le fichier Excel Clients.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Ok :

Fenêtre Sélectionner le tableau

 

Puis, dans la seconde également, sauf si vous souhaitiez ne sélectionner que quelques contacts où vous n’auriez à laisser cochés que ces derniers :

Fenêtre Fusion et publipostage : Destinataires

Cliquez enfin sur Suivant, placez-vous sur le document juste avant la virgule après Bonjour et, dans l’onglet Publipostage, cliquez sur Insérer un champ de fusion, double-cliquez sur Prénom qui est l’un des champs apparaissant dans le fichier Clients, puis double-cliquez sur Nom et cliquez sur Fermer.

Fenêtre pour insérer un champ de fusion

Dans votre texte, saisissez une espace entre les deux champs insérés auquel cas ils seront collés lors de la fusion.

Placez-vous ensuite avant le point après votre nouveau code client est et insérez-y le champ N_client avec le menu déroulant qui apparaît lorsque vous cliquez sur la partie basse du bouton Insérer un champ de fusion :

Menu pour insérer un champ de fusion

Cette solution est préférable à celle de la boîte de dialogue afin de ne pas avoir à ressortir de la boîte pour les placer à divers endroits, mais si les champs se suivent vous pouvez le faire et ajouter les espaces à la fin.

Reprenez les étapes du publipostage pas à pas pour avoir un aperçu de vos emails à envoyer. Vous pouvez cliquer sur Double flèches afin de les visualiser un à un et vous pouvez encore filtrer les destinataires soit en faisant réapparaître la liste en cliquant sur Modifier la liste des destinataires…  Bouton Modifier la liste de destinataires, soit en étant placé sur le destinataire à exclure et en cliquant sur Exclure ce destinataire Bouton Exclure ce destinataire.

Une fois que vous vous êtes assuré que le publipostage est correct, cliquez sur Suivant, puis Messagerie électronique… Bouton Messagerie électronique. Dans la fenêtre qui apparaît, vous allez paramétrer l’email.

Dans À, si le champ Email n’est pas indiqué, sélectionnez-le dans la liste

À Ligne Objet, saisissez l’objet du mail, dans cet exemple, Votre code client.

Pour une meilleure délivrabilité, je choisis le Texte brut comme Format des messages.

Je veux envoyer le message à tous les destinataires sélectionnés jusqu’à présent, je clique donc sur Ok.

Fenêtre Fusionner avec un message électronique

J’arrête le tutoriel à ce stade, car n’utilisant pas du tout Outlook, je ne l’ai pas paramétré, mais l’envoi devrait s’effectuer au moment du clic sur Ok.

Afin de vous assurer du bon fonctionnement de votre publipostage, je vous conseille de ne faire le premier envoi qu’avec votre propre adresse email. De cette manière, vous saurez de quelle manière, vos destinataires recevront les messages.

 

Téléchargez « Créer un publipostage et l’envoyer par mail avec Word » au format PDF

Je vous propose un fichier annexe dans l’Espace Membres contenant les fichiers utilisés dans ce tutoriel.

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