Créer un formulaire PDF interactif et exporter les données collectées sur Excel

Tutoriel réalisé avec Excel 2016 et PDFelement 6 Professional

Janet de la société Wondershare m’a proposé de tester l’un de leurs logiciels : Wondershare PDFelement. Celui-ci permet d’éditer et convertir des fichiers au format PDF.

Dans ce tutoriel, je vais vous montrer quelques-unes des nombreuses fonctionnalités de ce logiciel. Dans la première partie, nous verrons comment créer un PDF interactif avec un bouton de soumission par email et, dans la seconde partie, comment exporter les données collectées vers Excel.

Pour cette démonstration, je vais me servir du document que j’avais utilisé lors du tutoriel sur la création de formulaires avec Word (sans champ de formulaire avec simplement la date mise à jour et la suppression des 3 dernières lignes du formulaire) que j’ai enregistré au format PDF. Vous retrouverez ce fichier dans l’Espace Membres. Je procède ainsi pour aller plus vite, mais vous pouvez tout à fait créer entièrement votre formulaire sur PDFelement.

L’avantage de ce logiciel est qu’il va vous permettre de rendre votre formulaire interactif, même au format PDF. En effet, en créant votre formulaire sur Word, une fois la protection du formulaire activée et l’enregistrement au format PDF effectué, les champs de saisie ne pouvaient plus être complétés. Dommage pour un formulaire à remplir…  😉 La seule solution était donc d’enregistrer au format Word et risquer d’envoyer le fichier à quelqu’un n’ayant pas la même version que vous.

Commencez par télécharger PDFelement (en essai gratuit pour vous faire une idée ou après l’avoir acheté si vous êtes déjà convaincu) et installez-le.

Création d’un formulaire PDF interactif avec bouton d’envoi par email :

Pour ouvrir le bulletin d’inscription au format PDF, faites un clic droit sur le fichier > Ouvrir avec Wondershare PDFelement ou lancez le logiciel et, sur l’écran d’accueil, choisissez le bouton Modifier PDF et sélectionnez le bulletin d’inscription :

Dans l’onglet Formulaire, cliquez sur Modification de champs de formulaire  .

Création d’un bouton radio pour la Civilité :

Sélectionnez le contrôle Bouton de radio  (je ne sélectionne pas le contrôle Case à cocher , car cela n’empêcherait pas l’utilisateur d’en sélectionner plus d’une). Créez‑en 3 et placez-les devant chaque civilité. Faites un double-clic ou un clic droit sur le premier bouton radio > Propriétés.

Dans la fenêtre qui apparaît, à l’onglet Général, indiquez le Nom de ce contrôle qui, pour que les 3 boutons radio forment un groupe (une seule de ces 3 cases sera cochée), devra être le même pour les 3. Je le nomme Civilité. Ce même nom sera le titre apparaissant en en-tête dans le fichier Excel lors de l’extraction.

Je coche la case à cocher Requis afin d’indiquer son caractère obligatoire et empêcher l’envoi du formulaire si l’information n’est pas indiquée.

Si l’apparence du contrôle ne vous convient pas, vous pouvez la modifier dans l’onglet correspondant.

Dans l’onglet Options, vous pouvez modifier la forme du bouton et, dans Choix du bouton de radio, vous allez indiquer le choix qui sera fait si on coche ce bouton-ci. Autrement dit, étant donné que le premier bouton radio est pour Monsieur, je vais inscrire Monsieur sachant que c’est ce nom qui apparaîtra dans l’extraction des données Excel également.

Enfin, si vous souhaitez effectuer une action, vous pouvez en ajouter dans le dernier onglet.

Cliquez sur Fermer une fois que vous avez terminé et faites de même pour le bouton Madame et Mademoiselle. Pour aller plus vite, vous pouvez sélectionner les 3 boutons d’un coup en maintenant la touche Ctrl enfoncée, mais le nom devra être modifié individuellement sur chaque contrôle même s’il est identique.

Création d’un champ de texte pour les Prénoms, le Nom, l’Adresse les Numéros de téléphone, l’Email et les Dates de naissance :

Sélectionnez le contrôle Champ de texte  et placez-le après le Prénom. Accédez à la fenêtre Propriétés de la même manière que précédemment, appelez ce contrôle Prénom et rendez cette information obligatoire.

Dans l’onglet Apparence, je vous conseille d’ajouter une bordure, car si vous laissez sur Transparence, l’utilisateur ne saura que c’est un champ à remplir que lorsqu’il clique dessus. Pour une meilleure harmonisation du document, modifiez la police de texte selon celle avec laquelle vous aviez créé le formulaire (dans cet exemple, Cambria) ou alors avec une police de style écriture pour bien différencier les réponses.

Cliquez sur Fermer et, si nécessaire, agrandissez ou réduisez le champ grâce aux poignées. Puis, faites un Ctrl + C et Ctrl + V sur ce dernier contrôle pour le dupliquer et utilisez cette copie pour le Nom (n’oubliez pas de modifier son Nom dans les Propriétés).

Refaites la même opération pour l’Adresse à laquelle, dans les Propriétés, à l’onglet Options, vous cocherez la case Multiligne si vous avez prévu un espace assez grand pour que l’adresse soit saisie sur plusieurs lignes.

Faites la même manipulation que précédemment pour les Numéros de téléphone, l’Email et les autres Prénoms en dupliquant le contrôle du Prénom ou du Nom.

Pour les Dates de naissance, dupliquez également un des contrôles précédents et, dans les Propriétés, à l’onglet Format, choisissez la catégorie Date, puis Personnaliser et indiquez dd/mm/yyyy dans le champ en dessous avant de cliquer sur Fermer. Dupliquez ce contrôle sur les parties des 3 autres enfants.

Création d’une ComboBox pour la Profession et la Classe :

Sélectionnez le contrôle ComboBox  et placez-le après la Profession. Dans cet exemple, je n’utilise pas le contrôle Liste déroulante  qui permet de pouvoir sélectionner plusieurs éléments à la fois dans la liste en maintenant la touche Maj, car ce champ ne s’y prête pas. Modifiez les propriétés comme précédemment (Nom, Requis, Bordure et Police) et, dans l’onglet Options, vous allez créer votre liste.

Dans le champ Élément, indiquez un des choix possibles et la valeur qui sera exportée dans Exporter la valeur, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Dans cet exemple, je vais simplifier en créant simplement les choix Cadre et Employé avant de cocher Autoriser l’utilisateur à insérer un texte personnalisé, ce qui lui permettra de saisir lui-même un autre choix non disponible dans la liste. J’ajoute également l’option Sélectionnez votre profession avec la valeur (vide) pour qu’il n’y ait pas Cadre ou Employé comme valeur par défaut. Cliquez sur Fermer.

Faites de même pour le champ Classe où vous indiquerez les classes CP, CE1, CE2, CM1 et CM2 que vous dupliquerez pour qu’il apparaisse sur les parties des 3 autres enfants. Pour cette liste aussi vous pouvez dupliquer la liste de la Profession pour simplement changer son Nom, supprimer les choix indiqués et ajouter les nouveaux.

Création d’un bouton de soumission pour envoyer le formulaire par email :

Sélectionnez le contrôle Bouton poussoir  et placez-le à la fin du formulaire. Donnez-lui un Nom et changez son apparence si nécessaire.

Dans l’onglet Options, indiquez un Nom d’Étiquette (Envoyer par exemple) ou choisissez une Icône sur votre ordinateur (faites l’un ou l’autre ou alors sélectionnez une autre Mise en page sinon le texte superposera votre icône).

Enfin, dans l’onglet Actions, gardez le déclencheur Souris relâchée et sélectionnez l’action Soumettre un formulaire et cliquez sur Ajouter : une nouvelle fenêtre s’affiche.

Choisissez le format PDF, et, dans la partie Méthode de soumission, choisissez soumettre à Adresse courriel et indiquez dans le champ URL l’adresse email qui doit recevoir les réponses. Cliquez sur Ok.

Pour terminer, j’ajoute une seconde action : Ouvrir un lien web. Je saisis l’URL qui est une page de remerciements.

Avant d’enregistrer votre formulaire, vous pouvez le tester en sortant du mode d’édition en cliquant sur Arrêter l’édition du formulaire . Remplissez le formulaire comme s’il vous était destiné et, si vos champs sont trop petits pour la police que vous avez choisie, un  apparaîtra. En repassant en mode édition, vous pourrez ajuster le champ jusqu’à faire disparaître le +.

Une fois votre test terminé, cliquez, dans l’onglet Formulaire, sur Effacer  et enregistrez votre formulaire en cliquant sur l’icône de disquette  en haut à gauche (ce qui écrasera votre formulaire précédent qui était sans champs de saisie). Vos destinataires n’auront plus qu’à remplir le formulaire avant de vous le renvoyer.

Ils pourront remplir ce formulaire avec le logiciel gratuit PDF-XChange Viewer par exemple (ils n’ont pas l’obligation de posséder PDFelement).

Exportation des données collectées vers Excel :

Une fois les réponses à votre formulaire reçues, vous allez pouvoir extraire toutes les données grâce à PDFelement.

Pour ce faire, ouvrez-le et, sur l’écran d’accueil, cliquez sur Traitement par lots.

Cliquez sur Extraire des données, puis sur le + au centre et sélectionnez les PDF des formulaires remplis. Vous pouvez également les glisser de votre ordinateur vers cette fenêtre.

Une fois les fichiers sélectionnés, cliquez sur Commencer.

Une fenêtre vous demande quel nom vous souhaitez donner à votre exportation au format CSV. Renseignez-le et cliquez sur Enregistrer.

Attendez que le traitement soit réalisé jusqu’à ce qu’il vous soit possible de cliquer sur Terminer : le fichier Excel s’ouvrira automatiquement.

Telles quelles, vos données ne seront pas exploitables, mais il vous suffira simplement de convertir les données. Pour ce faire, faites un Ctrl + A (qui vous sélectionnera toutes les lignes utilisées de la colonne A) et, dans l’onglet Données, cliquez sur Convertir .

Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez Délimité et cliquez sur Suivant.

Décochez Tabulation et cochez Virgule (puisque c’est ce signe de ponctuation qui est utilisé par les fichiers CSV pour séparer les données), puis cliquez sur Suivant.

Ne faites rien à l’étape 3 hormis cliquer sur Terminer : les données se retrouvent dans des champs séparés ayant comme en-tête le nom que vous avez donné à vos contrôles.

Pour terminer, vous pouvez supprimer la colonne A qui ne contient que le nom des fichiers exportés et transformer votre tableau en plage en cliquant sur Tableau  dans l’onglet Insérer :

N’oubliez pas de cocher la case Mon tableau comporte des en-têtes. Assurez-vous que la plage indiquée contient bien toutes vos données avant de cliquer sur Ok.

Finalisez votre tableau en adaptant la largeur des colonnes par double-clic entre ces dernières.

Si vous faites cette manipulation, n’oubliez pas de changer le format lors de l’enregistrement (classeur Excel au lieu de CSV) pour ne pas perdre le tableau.

Article sponsorisé : Wondershare m’a permis de tester pendant 1 mois le logiciel PDFelement afin d’écrire ce tutoriel en échange d’une compensation financière.

Téléchargez “Créer un formulaire PDF interactif et exporter les données collectées sur Excel” au format PDF

Je vous propose un fichier annexe dans l’Espace Membres contenant le PDF utilisé dans ce tutoriel.