Tutoriel réalisé avec Word 2013

Suite à la demande d’une abonnée, nous allons découvrir comment insérer une formule de politesse automatiquement dans Word et comment utiliser les autres QuickPart.

Les QuickPart Bouton QuickPart remplacent les Insertions automatiques depuis la version Word 2007 et se trouvent dans l’onglet Insertion.

Derrière ce bouton, vous trouverez :

  • Insertion automatique Bouton Insertion automatique ;
  • Propriété du document Bouton Propriété du document ;
  • Champ Bouton Champ ;
  • Organisateur de blocs de construction… Bouton Organisateur de blocs de construction ;
  • Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart… Bouton Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart

 

Les insertions automatiques :

Les insertions automatiques Bouton Insertion automatique  sont souvent utilisées pour les formules de politesse dans un courrier, mais peuvent être utilisées pour d’autres blocs de textes dont vous avez souvent besoin dans vos différents documents.

Comme vous pouvez le constatez en cliquant sur QuickPart > Insertion automatique Bouton Insertion automatique, il n’y a pas beaucoup de choix.

Lorsque vous souhaitez insérer un Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués par exemple, au lieu de saisir manuellement cette phrase à chaque courrier et risquer d’oublier ou de remplacer un mot, vous allez l’enregistrer pour d’autres utilisations.

Pour cela, saisissez la phrase dans votre document Word, puis, sélectionnez-la et cliquez sur Enregistrer la sélection dans la galerie d’insertion automatique Bouton Enregistrer la sélection dans la galerie d’insertion automatique dans les Insertions automatiques ou en faisant Alt + F3. Vous pouvez aussi cliquez directement sur Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart Bouton Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart mais il faudra modifier QuickPart dans le menu déroulant de la Galerie.

Donnez un Nom à cette insertion, choisissez une nouvelle Catégorie et une Description si vous le souhaitez.

Choisissez l’endroit où l’enregistrer : soit uniquement pour le document (nom du document), soit dans tous les nouveaux documents Word (Normal). L’emplacement Buildings Blocks permet quant à lui d’enregistrer les blocs comme pour le modèle Normal, mais si vous souhaitez partager vos blocs avec d’autres utilisateurs sans que cela modifie leur propre modèle Normal, choisissez cette dernière option. Word vous demandera d’ailleurs si vous souhaitez enregistrer les blocs de texte lorsque vous le quitterez.

Les Options correspondent à l’emplacement de l’insertion. Si vous souhaitez qu’à l’insertion le bloc de texte soit placé sur une nouvelle page du document, choisissez Insérer du contenu dans sa propre page, si vous souhaitez qu’il soit placé dans un nouveau paragraphe, choisissez Insérer le contenu dans son paragraphe. Enfin, si vous souhaitez qu’il se place à l’endroit du curseur, choisissez Insérer uniquement le contenu, ce qui vous permettra de placer ce texte n’importe où, même dans les en-têtes et pieds de page.

Fenêtre Créer un nouveau bloc de construction

Exemple de formule de politesse QuickPart

 

Désormais, lorsque vous souhaiterez ajouter cette phrase, vous n’aurez qu’à cliquer sur QuickPart > Insertions automatiques et à aller rechercher votre phrase.

Nous avons choisi Insertion automatique pour la Galerie, mais vous pouvez créer d’autres éléments, comme par exemple, un filigrane.

Sur une nouvelle page, créez une zone de texte en cliquant sur Zone de texte Bouton Zone de texte de l’onglet Insertion et sélectionnez le premier (Zone de texte simple Exemple de Zone de texte simple ). Saisissez le mot TEST à l’intérieur et modifiez la police en Times New Roman en 48.

Puis, cliquez droit dessus > Format de la forme Bouton Format de la forme. Dans le premier onglet, sur Ligne, cochez Aucun trait. Refermez le panneau latéral et déplacez et pivotez le texte en utilisant le contour et la flèche Flèche de rotation de manière à avoir un texte au centre et en diagonale.

Cliquez droit dessus > Autres options de disposition Bouton Autres options de disposition et décochez la case Déplacer avec le texte.

Fenêtre Disposition onglet Position

Puis, dans l’onglet Habillage du texte, choisissez le Style d’habillage Derrière le texte.

Fenêtre Disposition onglet Habillage du texte

Ensuite, sélectionnez uniquement le texte (il pivotera de nouveau) et retournez dans les QuickPart > Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart. Donnez un nom à votre filigrane et choisissez la Galerie Filigrane.

Fenêtre Créer un nouveau bloc de construction

De cette manière, quand vous irez dans l’onglet Création > Filigrane Bouton Filigrane , votre filigrane personnalisé sera disponible.

Exemple de filigrane test

Tous les éléments se trouvant dans le menu déroulant de la galerie peuvent aussi être enregistrés directement derrière chaque bouton correspondant. C’est-à-dire que dans le menu déroulant de la galerie, j’ai également En-têtes. Si je vais dans l’onglet Insertion > En-tête, j’ai aussi, tout en bas, Enregistrer la sélection dans la galerie d’en-têtes… Bouton Enregistrer la sélection dans la galerie d'en-têtes. La seule différence est que le menu déroulant de la Galerie sera déjà sur l’élément concerné. Vous pouvez donc créer, puis insérer, des blocs de texte totalement personnalisés.

 

Organisateur de blocs de construction :

Cette boîte de dialogue vous permet de modifier les paramètres d’un bloc de texte existant voire de le supprimer ou de l’insérer dans votre document.

Tous les blocs de textes de base et ceux que vous avez créés se retrouvent ici.

 

Propriétés du document :

Les propriétés du document Bouton Propriété du document sont des champs pré-enregistrés. Certaines comprennent déjà l’information, mais d’autres sont vides. Une fois que vous aurez rempli un champ, lorsque vous le réutiliserez dans votre document, celui-ci affichera le même texte que l’insertion du même type précédent. Si vous saisissez autre chose, la nouvelle donnée remplacera les précédentes. Vous pouvez aussi saisir ces informations dans la boîte de dialogue Champ…Bouton Champ pour les pré-remplir.

 

Champ :

Les champs Bouton Champ permettent d’insérer des données supplémentaires aux Propriétés du document Bouton Propriété du document. Si, par exemple, je souhaite modifier le nom de l’auteur qui serait Lydia Provin au lieu de Lydia. Je vais dans la boîte de dialogue des champs, je choisis Author, je saisis Lydia Provin, je laisse le format et je clique sur Ok.

Fenêtre Champ avec Author Lydia Provin

L’idéal sera ensuite d’insérer le champ Auteur par les Propriétés du document Bouton Propriété du document. De cette manière, tous les champs du même type seront identiques.

 

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