[Version 3] Application Gérez vos devis et factures avec Excel

[Version 3] Application Gérez vos devis et factures avec Excel

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Cette application vous permettra de gérer et d’assurer le suivi de vos devis et factures avec Excel, ainsi que vos prospects, clients et tarifs.

 

Menu et page d’accueil :

Sur l’onglet d’ouverture, vous indiquerez le nom de vos dossiers et fichiers ainsi que vos coordonnées afin que les données soient gérées automatiquement dans le reste de l’application. Vous indiquerez également les taux de TVA que vous utilisez si vous y êtes assujetti, les délais de relance de devis et d’échéance de facture et vous pourrez choisir la couleur des polices et fonds des formulaires de saisie :Menu de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Le menu principal vous permettra d’accéder à vos devis, factures, prospects, clients et tarifs et de générer vos numéros de devis et factures afin d’avoir une continuité dans ces derniers :

Menu principal de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

 

Devis :

Sur l’onglet des devis, une liste déroulante semi-automatique vous permettra d’afficher rapidement les coordonnées de vos prospects. Il en est de même pour le détail du devis avec la liste des prestations ou des produits. L’acompte et la date de validité du devis se mettent à jour après modification des champs concernés.

Devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

  • Le bouton de suppression de devis incrémente le numéro de devis et vide les champs saisis manuellement ;
  • Le bouton de formulaire de saisie de devis permet de saisir le prospect et les éléments du devis via un formulaire (sans empêcher la saisie directe) :

Formulaire de saisie des devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

  • Le bouton de sortie en PDF vous permet de conserver le devis au format PDF ;
  • Le bouton d’enregistrement dans le classeur Excel vous permet de conserver une copie à part sans lien dans un autre classeur et d’alimenter le suivi des devis ;
  • Le bouton d’impression du devis vous permet d’imprimer le devis via votre imprimante ;
  • Le bouton d’envoi du devis par e-mail vous permet d’envoyer le devis en pièce jointe d’un modèle de mail prérempli :

Email prérempli d'envoi de devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

 

Suivi des devis :

L’onglet de suivi des devis vous permet d’assurer le suivi des devis acceptés ou dont vous n’avez pas reçu de réponse (une alerte apparaîtra également à l’ouverture du fichier si tel est le cas) :

Suivi des devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

  • Le bouton de relance de devis permet de relancer par email un devis enregistré :

Email prérempli de relance d'un devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

  • Le bouton de création de facture d’acompte permet de créer une facture d’acompte suite à un devis enregistré :

Facture d'acompte de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

  • Le bouton de création de facture permet de créer une facture suite à un devis enregistré.

 

Factures :

Sur l’onglet des factures, une liste déroulante semi-automatique vous permettra d’afficher rapidement les coordonnées de vos clients. Il en est de même pour le détail de la facture avec la liste des prestations ou des produits. L’acompte et la date d’échéance de la facture se mettent à jour après modification des champs concernés.

Facture de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

  • Le bouton de suppression de facture incrémente le numéro de facture et vide les champs saisis manuellement ;
  • Le bouton de formulaire de saisie de facture permet de saisir le client et les éléments de la facture via un formulaire (sans empêcher la saisie directe) :

Formulaire de saisie des factures de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

  • Le bouton de sortie en PDF vous permet de conserver la facture au format PDF ;
  • Le bouton d’enregistrement dans le classeur Excel vous permet de conserver une copie à part sans lien dans un autre classeur et d’alimenter le suivi des factures ;
  • Le bouton d’impression de la facture vous permet d’imprimer la facture via votre imprimante ;
  • Le bouton d’envoi de la facture par e-mail vous permet d’envoyer la facture en pièce jointe d’un modèle de mail prérempli :

Email prérempli d'envoi de facture de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

 

Suivi des factures :

L’onglet de suivi des factures vous permet d’assurer le suivi des factures impayées (une alerte apparaîtra également à l’ouverture du fichier si tel est le cas) :

Suivi des factures de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

  • Le bouton de relance de facture permet de relancer par email une facture enregistrée :

Email prérempli de relance d'une facture de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

  • Le bouton de statistiques des factures permet d’accéder aux statistiques des factures enregistrées.

 

Statistiques :

L’onglet Statistiques des factures vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre facturation avec le chiffre d’affaires généré par mois et année, le chiffre d’affaires généré par client et, si vous êtes assujetti à la TVA, la TVA collectée :

Statistiques des factures de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

 

Offre commerciale :

L’onglet Offre commerciale vous permet de gérer vos produits ou prestations via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos devis et factures :Gestion des tarifs de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

 

Prospects :

L’onglet Prospects vous permet de gérer vos prospects via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos devis : Gestion des prospects de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

 

Clients :

L’onglet Clients vous permet de gérer vos clients via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos factures : Gestion des clients de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Cette application a été créée avec la version 2016 d’Excel pour Windows.

 

Liste des améliorations de la V3 :

  • Possibilité de transformer un devis enregistré en facture d’acompte sans avoir à ressaisir les informations ;
  • Possibilité de relancer un devis ou une facture par e-mail avec objet et corps de message préremplis et devis ou facture en pièce jointe ;
  • Regroupement des alertes des devis à relancer en un seul message ;
  • Regroupement des alertes des factures à relancer en un seul message ;
  • Ajout d’un formulaire de saisie pour saisir un devis ou une facture (sans empêcher le remplissage manuel) ;
  • Ajout des statistiques concernant la TVA pour les factures établies avec un tableau croisé dynamique et son graphique (seulement pour les versions avec TVA) ;
  • Ajout du champ Pays dans l’onglet des prospects et des clients et de leurs formulaires de saisie respectifs ;
  • Remplacement des boutons radio par une liste déroulante pour le mode de paiement indiqué sur les factures ;
  • Remplacement des listes à 1 colonne (numéro d’identification) en liste à 2 colonnes (numéro d’identification + nom) pour la sélection des tarifs, prospects et clients dans leurs formulaires de saisie respectifs ;
  • Possibilité de personnaliser les couleurs de fond et de police des formulaires de saisie ;
  • Modification de l’apparence de l’application et amélioration de l’accessibilité.

 

Liste des améliorations de la V2 :

  • Possibilité de transformer un devis enregistré en facture sans avoir à ressaisir les informations ;
  • Possibilité d’envoyer un devis ou une facture par e-mail avec objet et corps de message préremplis et devis ou facture en pièce jointe ;
  • Enregistrement des informations d’un devis et d’une facture afin d’assurer le suivi des devis à relancer et des factures impayées ;
  • Alerte à l’ouverture du fichier indiquant si des devis ou des factures doivent être relancés ;
  • Statistiques des factures avec 2 tableaux croisés dynamiques et leur graphique (l’un pour le chiffre d’affaires par période et l’autre par client) ;
  • Possibilité de transformer un prospect en client sans avoir à ressaisir les informations.

Le fichier à télécharger (1 Mo) contient :

  • Une version sans TVA ;
  • Une version avec 1 taux de TVA ;
  • Une version avec 2 taux de TVA ;
  • Un mode d’emploi.

Des personnalisations sont possibles. Cependant, contactez-moi avant de passer commande afin que je vous indique si les personnalisations que vous désirez sont faisables et si elles entraîneront un coût supplémentaire ou non (ce qui fera l’objet d’un devis le cas échéant).

 

Ils sont déjà convaincus par ce tutoriel, pourquoi pas vous ?

Denis (version personnalisée)
J’ai choisi cette application pour ma sœur qui gère deux entreprises, de plus, je suis plus à l’aise avec Access et comme ma sœur a l’habitude de travailler sur des applis sous Excel, le choix a été vite fait.
Ayant suivi quelques tutos de Lydia que j’ai trouvé excellente, je n’ai pas hésité une seconde pour commander l’application qui répond exactement à mes attentes. J’ai la version V2 en attente de la V3 et je peux affirmer que la gestion des factures et devis me facilite la vie.
J’attends la version finale avec des modifications que j’ai demandé et remercie Lydia pour son implication.
Je recommande cette application sans hésiter, car elle est parfaite.

 

Cette application est payante (197 €). Ne remplissez ce formulaire uniquement dans le but de l’acheter.

  1. Remplissez le formulaire ci-dessous (ces informations ne seront utilisées que pour l’établissement de la facture correspondante que vous recevrez par email) et cliquez sur Je valide.
  2. Une fois la page rechargée, choisissez votre mode de paiement, cliquez sur Obtenir mon accès à l’application et effectuez votre règlement.
    Vous recevrez dans les minutes qui suivent un e-mail vous indiquant que votre commande est traitée et pourrez accéder à l’application.
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Produit Application Gérez vos devis et factures avec Excel (197 EUR)
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43 réactions au sujet de « [Version 3] Application Gérez vos devis et factures avec Excel »

  1. Bonjour,

    Est-ce que ce fichier comporte des verrouillages ou est-il totalement libre de modifications (VBA etc.) ?

    Merci d’avance.

    1. Bonjour,
      Il est effectivement verrouillé, mais, si besoin, je peux vous donner le mot de passe pour débloquer le VBA (c’est juste une protection pour ceux qui ne connaissent pas ce langage pour leur éviter de faire des bêtises).
      Seule la cellule de copyright sur le menu restera bloquée, mais tout le reste est modifiable.

  2. Ça a l’air très bien et ça m’intéresse, mais je suis trop saturé jusqu’au 15 juillet pour regarder cela. Je reviendrai vers vous après cette date.

  3. Super, enfin quelqu’un qui se préoccupe des nuls, je vais suivre tout cela d’un œil d’étudiant.
    Je fais une formation en ce moment pour mettre mes produits en ligne après avoir laborieusement fait un diaporama que l’on appelle VTH, enseignée sur Office 8 sauf que j’ai la version 2016 qui me paraît plus pratique et surtout complète, j’ai même réussi à faire une vidéo avec cette VTH, le problème c’est que je ne sais pas quoi en faire. Je n’ai pas les bases et je patine vraiment, donc je pars de zéro.
    Merci encore.
    Je vais faire passer l’info, je ne suis pas la seule dans ce cas.

  4. Bonjour, c’est très intéressant.
    Je voudrais savoir :
    Comment est géré un devis plus long qu’une page, est-ce automatique avec reprise des en-têtes et pieds de page et également la numérotation des pages ?
    Comment ajouter des Conditions générales de vente ?
    Pouvons-nous partager le document mon assistante et moi ?

    Voici mes premières interrogations.

    Merci pour vos réponses.

    1. Bonjour René,
      Je n’ai pas prévu de devis ou facture sur plusieurs pages, mais ça reste modifiable et simple à faire.
      Si les conditions générales de vente doivent « suivre » le devis, cela peut être ajouté à la suite.
      Le partage doit pouvoir se faire comme on partagerait un fichier Excel classique. Toutefois, je n’ai jamais utilisé un formulaire Excel VBA simultanément avec quelqu’un d’autre, contrairement à Access. Donc je ne peux vous répondre sur ce point avec certitude.

  5. Bonjour,
    Est-il possible d’avoir accès à une version « Démo » pour qu’on puisse apprécier le produit et savoir s’il convient bien à nos besoins ?
    Merci de nous renseigner.
    Fat

  6. Bonjour Lydia,

    Super travail, mais rappelle-toi que beaucoup d’internautes sont des débutants et que tes automatismes dans tes explications nous ne les avons pas, donc obligé de revenir dessus plusieurs fois surtout si, comme moi, on n’a pas de mémoire, ce qui est un sérieux handicap, mais je suis dessus et je m’accroche, enfin j’essaye, merci encore.

    Cordialement.

  7. S’il vous plaît, j’aimerais savoir comment relier des feuilles sur Excel de sorte que certains calculs soient possibles sur les différentes pages. Merci.

  8. Salut, je viens de m’inscrire, je suis débutant, je voudrais recevoir des démonstrations sur la création des interfaces sur Excel en utilisant le langage Visual Basic et merci.

  9. Bonjour,
    Je voudrais savoir si, dans votre application, vous avez la possibilité de pouvoir imprimer la liste des clients et sous Excel de voir la page créer des clients et aussi de pouvoir modifier l’affichage des différentes zones de la page client.

    Merci de votre rapide réponse.

    1. Bonjour,

      Cette application fonctionne comme un fichier Excel classique, vous pouvez donc tout à fait imprimer la liste des clients. Par contre, je ne comprends pas ce que vous appelez la page « Créer des clients » et que souhaitez-vous modifier comme affichage ?

  10. Merci beaucoup, je suis un retraité de 63 ans et j’habite en Iran et je suis vraiment passionné par Excel et je le cherche n’importe où.
    Encore, je vous remercie.

    1. Bonjour,

      « Comme tous les autres applicatifs en Excel ? », citez-moi un exemple.

      Je ne propose pas de version démo tout simplement parce que le code VBA comme tout autre code est piratable et donc les personnes téléchargeraient et ne l’achèteraient pas après en avoir profité.

  11. Bonsoir Lydia,
    Je vous remercie vivement pour votre formation si fascinante ! ! !
    J’espère que les travaux seront applicables dans mon domaine ressources en eau (Hydraulique).

  12. Bonjour Lydia,

    Je suis vraiment intéressé par votre application, j’ai beaucoup de choses pour l’améliorer si vous êtes prête à faire les modifications. Contactez-moi sur Facebook.

    Merci :).

  13. Bonjour,
    Plusieurs questions :
    La facture ne reprend pas les items du devis ? Il faut ressaisir les items ?
    Lors de la création du devis, on choisit un item dans une liste déjà renseignée. Par contre, si on propose du non-standard on ne peut pas directement écrire dans le devis l’item non déjà identifié ?
    Sait-on écraser un élément de l’item dans le devis ou facture directement (cellules verrouillées ou pas) ?
    Merci.

    1. Bonjour Jean,

      La facture ne reprend pas les items puisque ça repart toujours d’un modèle. Toutefois, puisque je souhaite sortir une V2, je peux voir si je peux intégrer cette option.
      Les listes permettent d’aller plus vite lorsque vous vendez des prestations « standardisées », mais rien ne vous empêche de saisir à la main. Pour écraser, je suppose que la réponse précédente répond à cette question.

        1. Je ne sais pas encore définitivement, mais je pense que la version 2 sera au même prix (dans le sens où les clients qui ont acheté la V1 auraient accès à la V2 sans supplément). À confirmer.

  14. Avez-vous déjà une idée des améliorations apportées par la V2 ?
    Si on achète une V1 on peut éventuellement s’attendre à payer moins cher une mise à jour sauf si bien entendu le produit est complètement refondu.
    Cordialement.

    1. Les améliorations prévues sont l’ajout d’un onglet devis et facture listant les devis et factures avec la date, le numéro, etc., mais pas chaque item, de manière à savoir si des devis doivent être relancés ou si des factures sont impayées. Puis, voir si votre suggestion peut être ajoutée.

  15. Bonsoir Lydia, votre application est synthétique et bien construite.

    Bravo.

    Cependant, je ne sais pas trop la manière dont vous créez l’enregistrement du devis en mode Excel, mais il existe un moyen assez simple pour ne pas avoir d’onglet « Feuil1 » lors de la création de celui-ci.

      1. Bonsoir Lydia,

        Je voulais juste dire que le code VBA d’enregistrement d’une feuille ou plutôt « onglet » ne crée pas de Feuil1, dans un classeur Excel vierge.

        1. Bonjour Alain-Bubu,

          Dans l’application, il faut indiquer le chemin du fichier récupérant les devis enregistrés (donc créé au préalable). Un classeur devant au moins contenir un onglet, voilà pourquoi il y a un onglet Feuil1 dans le fichier que l’on peut supprimer une fois qu’au moins un devis est enregistré. Il en est de même pour les factures. Enfin, je ne sais pas si c’est de cela dont vous parlez.

  16. Bonsoir Lydia,

    Oui, c’est ce que je voulais dire, c’est cela exactement.

    En fait, je pensais que c’est votre fichier applicatif qui crée le classeur Excel à l’adresse souhaitée. Du coup, si le fichier n’existe pas, Excel est capable de créer un classeur avec une feuille « onglet » que l’on a copié au préalable par VBA et donc pas de Feuil1 par défaut. De plus, dans le cas où ce fichier existe déjà, Excel est également capable, toujours par VBA, de rajouter un onglet entre classeurs ouverts ou pas.

  17. Salut, j’ai une petite question s’il vous plaît :
    Est-ce que cette application est personnalisable ou dois-je obligatoirement vous donner les contacts pour figer le header/footer des factures.
    Merci !

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