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Si vous n’avez pas besoin d’une gestion de stocks en plus des devis et factures, je vous suggère d’utiliser cette application.

 

Cette application vous permettra de créer, gérer et d’assurer le suivi de vos devis et factures avec Excel, ainsi que vos prospects, clients et tarifs.

 

Menu et page d’accueil :

Sur l’onglet d’ouverture, vous indiquerez le nom de vos dossiers et fichiers ainsi que vos coordonnées afin que les données soient gérées automatiquement dans le reste de l’application. Vous indiquerez également les taux de TVA que vous utilisez si vous y êtes assujetti, ainsi que les délais de relance de devis et d’échéance de facture et vous pourrez choisir la couleur des polices et fonds des formulaires de saisie :

Page d'accueil de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel et Gérez vos devis, factures et stocks avec Excel - Version sans TVA

Version sans TVA

Page d'accueil de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel et Gérez vos devis, factures et stocks avec Excel - Version avec 1 taux de TVA

Version avec 1 taux de TVA

Page d'accueil de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel et Gérez vos devis, factures et stocks avec Excel - Version avec 2 taux de TVA

Version avec 2 taux de TVA

 

Le menu principal vous permettra d’accéder à vos devis, factures, prospects, clients, tarifs et statistiques et de générer vos numéros de devis et factures afin d’avoir une continuité dans ces derniers :

Menu principal de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

 

Devis :

Sur l’onglet des devis, une liste déroulante semi-automatique vous permettra d’afficher rapidement les coordonnées de vos prospects. Il en est de même pour le détail du devis avec la liste des prestations ou des produits. L’acompte et la date de validité du devis se mettent à jour après modification des champs en lien avec la formule.

Devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version sans TVA

Version sans TVA

Devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version avec 1 taux de TVA

Version avec 1 taux de TVA

Devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version avec 2 taux de TVA

Version avec 2 taux de TVA

  • Suppression du devis : ce bouton incrémente le numéro de devis et vide les champs saisis manuellement ;
  • Formulaire de saisie de devis : ce bouton affiche un formulaire de saisie vous permettant de saisir le nom du prospect et les éléments du devis (c’est un plus, cela n’empêche pas la saisie directe sur la feuille) :
Formulaire de saisie des devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

  • Sortie du devis en PDF : ce bouton vous permet de conserver le devis au format PDF sur votre ordinateur ;
  • Enregistrement dans le classeur Excel : ce bouton vous permet de conserver une copie à part, sans lien, dans un autre classeur enregistré sur votre ordinateur et d’alimenter le suivi des devis ;
  • Impression du devis : ce bouton vous permet d’imprimer le devis via votre imprimante ;
  • Envoi du devis par e-mail : ce bouton vous permet d’envoyer le devis en pièce jointe d’un modèle de mail prérempli :
Email prérempli d'envoi de devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

 

Suivi des devis :

L’onglet de suivi des devis vous permet d’assurer le suivi des devis acceptés ou dont vous n’avez pas reçu de réponse (une alerte apparaîtra également à l’ouverture du fichier si tel est le cas) :

Suivi des devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version sans TVA

Version sans TVA

Suivi des devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version avec 1 et 2 taux de TVA

Version avec 1 et 2 taux de TVA

Alerte des devis sans réponse de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel et Gérez vos devis, factures et stocks avec Excel - Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

  • Relancer un devis : ce bouton vous permet de relancer, par email, un devis enregistré :
Email prérempli de relance d'un devis de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

  • Créer une facture d’acompte : ce bouton vous permet de créer une facture d’acompte suite à un devis enregistré :
Facture d'acompte de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version sans TVA

Version sans TVA

Facture d'acompte de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version avec 1 taux de TVA

Version avec 1 taux de TVA

Facture d'acompte de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version avec 2 taux de TVA

Version avec 2 taux de TVA

  • Transformation d’un devis en facture : ce bouton vous permet de créer une facture suite à un devis enregistré.

 

Factures :

Sur l’onglet des factures, une liste déroulante semi-automatique vous permettra d’afficher rapidement les coordonnées de vos clients. Il en est de même pour le détail de la facture avec la liste des prestations ou des produits. L’acompte et la date d’échéance de la facture se mettent à jour après modification des champs en lien avec la formule.

Facture de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version sans TVA

Version sans TVA

Facture de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version avec 1 taux de TVA

Version avec 1 taux de TVA

Facture de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version avec 2 taux de TVA

Version avec 2 taux de TVA

  • Suppression de la facture : ce bouton incrémente le numéro de facture et vide les champs saisis manuellement ;
  • Formulaire de saisie de facture : ce bouton affiche un formulaire de saisie vous permettant de saisir le nom du client et les éléments de la facture (c’est un plus, cela n’empêche pas la saisie directe sur la feuille) :
Formulaire de saisie des factures de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

  • Sortie de la facture en PDF : ce bouton vous permet de conserver la facture au format PDF sur votre ordinateur ;
  • Enregistrement dans le classeur Excel : ce bouton vous permet de conserver une copie, à part, sans lien dans un autre classeur et d’alimenter le suivi des factures ;
  • Impression de la facture : ce bouton vous permet d’imprimer la facture via votre imprimante ;
  • Envoi de la facture par e-mail : ce bouton vous permet d’envoyer la facture en pièce jointe d’un modèle de mail prérempli :
Email prérempli d'envoi de facture de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

 

Suivi des factures :

L’onglet de suivi des factures vous permet d’assurer le suivi des factures impayées (une alerte apparaîtra également à l’ouverture du fichier si tel est le cas) :

Suivi des factures de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version sans TVA

Version sans TVA

Suivi des factures de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version avec 1 et 2 taux de TVA

Version avec 1 et 2 taux de TVA

Alerte des factures impayées de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel et Gérez vos devis, factures et stocks avec Excel - Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

  • Relancer une facture : ce bouton vous permet de relancer, par email, une facture enregistrée :
Email prérempli de relance d'une facture de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

  • Statistiques des factures : ce bouton vous permet d’accéder aux statistiques des factures enregistrées (montant des factures par date ou par client et montant de la TVA pour les versions avec cette taxe).

 

Onglet Statistiques :

L’onglet Statistiques des factures vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre facturation avec le chiffre d’affaires généré par mois et année, le chiffre d’affaires généré par client et, si vous êtes assujetti à la TVA, la TVA collectée :

Statistiques des factures de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel et Gérez vos devis, factures et stocks avec Excel - Version sans TVA

Version sans TVA

Statistiques des factures de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel et Gérez vos devis, factures et stocks avec Excel - Version avec 1 et 2 taux de TVA

Version avec 1 et 2 taux de TVA

 

Onglet Offre commerciale :

L’onglet Offre commerciale vous permet de gérer vos produits ou prestations via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos devis et factures :

Gestion des tarifs de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version sans TVA et avec 1 taux de TVA

Version sans TVA et avec 1 taux de TVA

Gestion des tarifs de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel - Version avec 2 taux de TVA

Version avec 2 taux de TVA

 

Onglet Prospects :

L’onglet Prospects vous permet de gérer vos prospects via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos devis :

Gestion des prospects de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

 

Onglet Clients :

L’onglet Clients vous permet de gérer vos clients via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos factures :

Gestion des clients de l'application Gérez vos devis et factures avec Excel

Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

 

Cette application a été créée avec la version 2016 d’Excel pour Windows. La compatibilité avec Mac n’a pas encore été testée.

Point R.G.P.D. (Règlement Général sur la Protection des Données) : l’application étant un fichier téléchargé par vos soins sur vos propres supports, il est de votre devoir de garantir la protection des données que vous y saisissez.

 

Avantages de l’application Gérez vos devis et factures avec Excel :

  • L’application est entièrement créée avec Excel, vous pouvez donc modifier le fichier comme tout autre fichier Excel. Il faut simplement faire attention aux modifications que vous y apportez, car certaines informations sont utilisées dans le code VBA (langage de programmation d’Excel) et, si Excel ne trouve plus l’information à traiter, un bug peut apparaître. Toutefois, le code est entièrement commenté et les noms définis sont assez explicites. En cas de souci de compréhension d’un code utilisé, vous pouvez me contacter pour que je vous l’explique ;
  • L’application a été créée de manière à simplifier au mieux la saisie des devis et factures, mais aussi leur suivi afin de vous faire gagner du temps ;
  • Étant donné qu’il s’agit d’un fichier Excel, vous pouvez copier aisément vos données pour les sauvegarder ;
  • Le mot de passe du code VBA vous est fourni dans le mode d’emploi accompagnant l’application ;
  • Les clients de cette application ont accès aux mises à jour de cette dernière à vie et sans supplément. À chaque mise à jour majeure, un email est envoyé afin de vous informer que les fichiers ont été mis à jour et que vous pouvez venir les télécharger. Les mises à jour mineures ne sont pas annoncées, mais vous pouvez télécharger les derniers fichiers mis à jour à tout moment en vous connectant à votre compte membre ;
  • Si l’application manque de fonctionnalités nécessaires à votre activité, elle peut être personnalisée par mes soins si vous n’avez pas le temps ou les compétences pour vous y consacrer. Pour cela, il suffit de passer par une demande de personnalisation en amont afin de connaître le coût éventuel des améliorations à apporter.

Liste des améliorations de la V3.1 :

  • Simplification des formulaires de saisie des devis et factures ;
  • Modification de la personnalisation des couleurs de fond et de police des formulaires de saisie par la simple sélection d’une couleur de remplissage sur le menu.

Liste des améliorations de la V3 :

  • Possibilité de transformer un devis enregistré en facture d’acompte sans avoir à ressaisir les informations ;
  • Possibilité de relancer un devis ou une facture par e-mail avec objet et corps de message préremplis et devis ou facture en pièce jointe ;
  • Regroupement des alertes des devis à relancer en un seul message ;
  • Regroupement des alertes des factures à relancer en un seul message ;
  • Ajout d’un formulaire de saisie pour saisir un devis ou une facture (sans empêcher le remplissage manuel) ;
  • Ajout des statistiques concernant la TVA pour les factures établies avec un tableau croisé dynamique et son graphique (seulement pour les versions avec TVA) ;
  • Ajout du champ Pays dans l’onglet des prospects et des clients et de leurs formulaires de saisie respectifs ;
  • Remplacement des boutons radio par une liste déroulante pour le mode de paiement indiqué sur les factures ;
  • Remplacement des listes à 1 colonne (numéro d’identification) en liste à 2 colonnes (numéro d’identification + nom) pour la sélection des tarifs, prospects et clients dans leurs formulaires de saisie respectifs ;
  • Possibilité de personnaliser les couleurs de fond et de police des formulaires de saisie ;
  • Modification de l’apparence de l’application et amélioration de l’accessibilité.

Liste des améliorations de la V2 :

  • Possibilité de transformer un devis enregistré en facture sans avoir à ressaisir les informations ;
  • Possibilité d’envoyer un devis ou une facture par e-mail avec objet et corps de message préremplis et devis ou facture en pièce jointe ;
  • Enregistrement des informations d’un devis et d’une facture afin d’assurer le suivi des devis à relancer et des factures impayées ;
  • Alerte à l’ouverture du fichier indiquant si des devis ou des factures doivent être relancés ;
  • Statistiques des factures avec 2 tableaux croisés dynamiques et leur graphique (l’un pour le chiffre d’affaires par période et l’autre par client) ;
  • Possibilité de transformer un prospect en client sans avoir à ressaisir les informations.

 

Le fichier à télécharger (1 Mo) contient :

  • Une version sans TVA ;
  • Une version avec 1 taux de TVA ;
  • Une version avec 2 taux de TVA ;
  • Un mode d’emploi.

Des personnalisations sont possibles. Cependant, contactez-moi avant de passer commande afin que je vous indique si les personnalisations que vous désirez sont faisables et si elles entraîneront un coût supplémentaire ou non (ce qui fera l’objet d’un devis le cas échéant).

Il est interdit de distribuer ou reproduire tout ou partie de l’application sans mon accord. De même, vous ne pouvez louer ou vendre l’application (ou une copie), ni même la transférer gratuitement à un tiers, avec ou sans modification de celle-ci ou de son code VBA.

 

Ils sont déjà convaincus par ce tutoriel, pourquoi pas vous ?

Denis (version personnalisée)
J’ai choisi cette application pour ma sœur qui gère deux entreprises, de plus, je suis plus à l’aise avec Access et comme ma sœur a l’habitude de travailler sur des applis sous Excel, le choix a été vite fait.
Ayant suivi quelques tutos de Lydia que j’ai trouvé excellente, je n’ai pas hésité une seconde pour commander l’application qui répond exactement à mes attentes. J’ai la version V2 en attente de la V3 et je peux affirmer que la gestion des factures et devis me facilite la vie.
J’attends la version finale avec des modifications que j’ai demandé et remercie Lydia pour son implication.
Je recommande cette application sans hésiter, car elle est parfaite.

Willy
J’ai choisi d’acquérir ce logiciel pour sa simplicité à prendre en main. Juste un bémol : pas assez de place pour écrire les libellés dans les trames, car je travaille comme indépendant et je dois mettre beaucoup de détails dans mes devis. Pour le reste, c’est très bien comme ça, mais je pense qu’avec des mises à jour et des rectifications, votre logiciel a de l’avenir.

Depuis, Willy a demandé une personnalisation et peut désormais ajouter jusqu’à 40 éléments dans ses devis et factures.

 

Cette application est payante (197 €). Remplissez ce formulaire uniquement dans le but de l’acheter.

  1. Remplissez le formulaire ci-dessous (ces informations ne seront utilisées que pour l’établissement de la facture correspondante que vous recevrez par email) et cliquez sur Je valide.
  2. Une fois la page rechargée, choisissez votre mode de paiement, cliquez sur Obtenir mon accès à l’application et effectuez votre règlement.
    Vous recevrez dans les minutes qui suivent un e-mail vous indiquant que votre commande est traitée et pourrez accéder à l’application.
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ProduitApplication Gérez vos devis et factures avec Excel (197 EUR)
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