![[Version 3.1] Application Gérez vos devis et factures avec Excel](https://www.votreassistante.net/wp-content/uploads/2017/09/calculer-un-seuil-de-rentabilite-et-un-point-mort-sur-excel.jpg)
Si vous avez besoin d’une gestion de stocks en plus des devis et factures, je vous suggère d’utiliser cette application.
Cette application vous permettra de créer, gérer et d’assurer le suivi de vos devis et factures avec Excel, ainsi que vos prospects, clients et tarifs.
Menu et page d’accueil :
Sur l’onglet d’ouverture, vous indiquerez le nom de vos dossiers et fichiers ainsi que vos coordonnées afin que les données soient gérées automatiquement dans le reste de l’application. Vous indiquerez également les taux de TVA que vous utilisez si vous y êtes assujetti, ainsi que les délais de relance de devis et d’échéance de facture et vous pourrez choisir la couleur des polices et fonds des formulaires de saisie :
Version sans TVA
Version avec 1 taux de TVA
Version avec 2 taux de TVA
Le menu principal vous permettra d’accéder à vos devis, factures, prospects, clients, tarifs et statistiques et de générer vos numéros de devis et factures afin d’avoir une continuité dans ces derniers :
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
Devis :
Sur l’onglet des devis, une liste déroulante semi-automatique vous permettra d’afficher rapidement les coordonnées de vos prospects. Il en est de même pour le détail du devis avec la liste des prestations ou des produits. L’acompte et la date de validité du devis se mettent à jour après modification des champs en lien avec la formule.
Version sans TVA
Version avec 1 taux de TVA
Version avec 2 taux de TVA
- Suppression du devis : ce bouton incrémente le numéro de devis et vide les champs saisis manuellement ;
- Formulaire de saisie de devis : ce bouton affiche un formulaire de saisie vous permettant de saisir le nom du prospect et les éléments du devis (c’est un plus, cela n’empêche pas la saisie directe sur la feuille) :
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
- Sortie du devis en PDF : ce bouton vous permet de conserver le devis au format PDF sur votre ordinateur ;
- Enregistrement dans le classeur Excel : ce bouton vous permet de conserver une copie à part, sans lien, dans un autre classeur enregistré sur votre ordinateur et d’alimenter le suivi des devis ;
- Impression du devis : ce bouton vous permet d’imprimer le devis via votre imprimante ;
- Envoi du devis par e-mail : ce bouton vous permet d’envoyer le devis en pièce jointe d’un modèle de mail prérempli :
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
Suivi des devis :
L’onglet de suivi des devis vous permet d’assurer le suivi des devis acceptés ou dont vous n’avez pas reçu de réponse (une alerte apparaîtra également à l’ouverture du fichier si tel est le cas) :
Version sans TVA
Version avec 1 et 2 taux de TVA
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
- Relancer un devis : ce bouton vous permet de relancer, par email, un devis enregistré :
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
- Créer une facture d’acompte : ce bouton vous permet de créer une facture d’acompte suite à un devis enregistré :
Version sans TVA
Version avec 1 taux de TVA
Version avec 2 taux de TVA
- Transformation d’un devis en facture : ce bouton vous permet de créer une facture suite à un devis enregistré.
Factures :
Sur l’onglet des factures, une liste déroulante semi-automatique vous permettra d’afficher rapidement les coordonnées de vos clients. Il en est de même pour le détail de la facture avec la liste des prestations ou des produits. L’acompte et la date d’échéance de la facture se mettent à jour après modification des champs en lien avec la formule.
Version sans TVA
Version avec 1 taux de TVA
Version avec 2 taux de TVA
- Suppression de la facture : ce bouton incrémente le numéro de facture et vide les champs saisis manuellement ;
- Formulaire de saisie de facture : ce bouton affiche un formulaire de saisie vous permettant de saisir le nom du client et les éléments de la facture (c’est un plus, cela n’empêche pas la saisie directe sur la feuille) :
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
- Sortie de la facture en PDF : ce bouton vous permet de conserver la facture au format PDF sur votre ordinateur ;
- Enregistrement dans le classeur Excel : ce bouton vous permet de conserver une copie, à part, sans lien dans un autre classeur et d’alimenter le suivi des factures ;
- Impression de la facture : ce bouton vous permet d’imprimer la facture via votre imprimante ;
- Envoi de la facture par e-mail : ce bouton vous permet d’envoyer la facture en pièce jointe d’un modèle de mail prérempli :
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
Suivi des factures :
L’onglet de suivi des factures vous permet d’assurer le suivi des factures impayées (une alerte apparaîtra également à l’ouverture du fichier si tel est le cas) :
Version sans TVA
Version avec 1 et 2 taux de TVA
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
- Relancer une facture : ce bouton vous permet de relancer, par email, une facture enregistrée :
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
- Statistiques des factures : ce bouton vous permet d’accéder aux statistiques des factures enregistrées (montant des factures par date ou par client et montant de la TVA pour les versions avec cette taxe).
Onglet Statistiques :
L’onglet Statistiques des factures vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre facturation avec le chiffre d’affaires généré par mois et année, le chiffre d’affaires généré par client et, si vous êtes assujetti à la TVA, la TVA collectée :
Version sans TVA
Version avec 1 et 2 taux de TVA
Onglet Offre commerciale :
L’onglet Offre commerciale vous permet de gérer vos produits ou prestations via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos devis et factures :
Version sans TVA et avec 1 taux de TVA
Version avec 2 taux de TVA
Onglet Prospects :
L’onglet Prospects vous permet de gérer vos prospects via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos devis :
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
Onglet Clients :
L’onglet Clients vous permet de gérer vos clients via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos factures :
Version sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA
Cette application a été créée avec la version 2016 d’Excel pour Windows. La compatibilité avec Mac n’a pas encore été testée.
Point R.G.P.D. (Règlement Général sur la Protection des Données) : l’application étant un fichier téléchargé par vos soins sur vos propres supports, il est de votre devoir de garantir la protection des données que vous y saisissez.
Avantages de l’application Gérez vos devis et factures avec Excel :
- L’application est entièrement créée avec Excel, vous pouvez donc modifier le fichier comme tout autre fichier Excel. Il faut simplement faire attention aux modifications que vous y apportez, car certaines informations sont utilisées dans le code VBA (langage de programmation d’Excel) et, si Excel ne trouve plus l’information à traiter, un bug peut apparaître. Toutefois, le code est entièrement commenté et les noms définis sont assez explicites. En cas de souci de compréhension d’un code utilisé, vous pouvez me contacter pour que je vous l’explique ;
- L’application a été créée de manière à simplifier au mieux la saisie des devis et factures, mais aussi leur suivi afin de vous faire gagner du temps ;
- Étant donné qu’il s’agit d’un fichier Excel, vous pouvez copier aisément vos données pour les sauvegarder ;
- Le mot de passe du code VBA vous est fourni dans le mode d’emploi accompagnant l’application ;
- Les clients de cette application ont accès aux mises à jour de cette dernière à vie et sans supplément. À chaque mise à jour majeure, un email est envoyé afin de vous informer que les fichiers ont été mis à jour et que vous pouvez venir les télécharger. Les mises à jour mineures ne sont pas annoncées, mais vous pouvez télécharger les derniers fichiers mis à jour à tout moment en vous connectant à votre compte membre ;
- Si l’application manque de fonctionnalités nécessaires à votre activité, elle peut être personnalisée par mes soins si vous n’avez pas le temps ou les compétences pour vous y consacrer. Pour cela, il suffit de passer par une demande de personnalisation en amont afin de connaître le coût éventuel des améliorations à apporter.
Liste des améliorations de la V3.1 :
- Simplification des formulaires de saisie des devis et factures ;
- Modification de la personnalisation des couleurs de fond et de police des formulaires de saisie par la simple sélection d’une couleur de remplissage sur le menu.
Liste des améliorations de la V3 :
- Possibilité de transformer un devis enregistré en facture d’acompte sans avoir à ressaisir les informations ;
- Possibilité de relancer un devis ou une facture par e-mail avec objet et corps de message préremplis et devis ou facture en pièce jointe ;
- Regroupement des alertes des devis à relancer en un seul message ;
- Regroupement des alertes des factures à relancer en un seul message ;
- Ajout d’un formulaire de saisie pour saisir un devis ou une facture (sans empêcher le remplissage manuel) ;
- Ajout des statistiques concernant la TVA pour les factures établies avec un tableau croisé dynamique et son graphique (seulement pour les versions avec TVA) ;
- Ajout du champ Pays dans l’onglet des prospects et des clients et de leurs formulaires de saisie respectifs ;
- Remplacement des boutons radio par une liste déroulante pour le mode de paiement indiqué sur les factures ;
- Remplacement des listes à 1 colonne (numéro d’identification) en liste à 2 colonnes (numéro d’identification + nom) pour la sélection des tarifs, prospects et clients dans leurs formulaires de saisie respectifs ;
- Possibilité de personnaliser les couleurs de fond et de police des formulaires de saisie ;
- Modification de l’apparence de l’application et amélioration de l’accessibilité.
Liste des améliorations de la V2 :
- Possibilité de transformer un devis enregistré en facture sans avoir à ressaisir les informations ;
- Possibilité d’envoyer un devis ou une facture par e-mail avec objet et corps de message préremplis et devis ou facture en pièce jointe ;
- Enregistrement des informations d’un devis et d’une facture afin d’assurer le suivi des devis à relancer et des factures impayées ;
- Alerte à l’ouverture du fichier indiquant si des devis ou des factures doivent être relancés ;
- Statistiques des factures avec 2 tableaux croisés dynamiques et leur graphique (l’un pour le chiffre d’affaires par période et l’autre par client) ;
- Possibilité de transformer un prospect en client sans avoir à ressaisir les informations.
Le fichier à télécharger (1 Mo) contient :
- Une version sans TVA ;
- Une version avec 1 taux de TVA ;
- Une version avec 2 taux de TVA ;
- Un mode d’emploi.
Des personnalisations sont possibles. Cependant, contactez-moi avant de passer commande afin que je vous indique si les personnalisations que vous désirez sont faisables et si elles entraîneront un coût supplémentaire ou non (ce qui fera l’objet d’un devis le cas échéant).
Il est interdit de distribuer ou reproduire tout ou partie de l’application sans mon accord. De même, vous ne pouvez louer ou vendre l’application (ou une copie), ni même la transférer gratuitement à un tiers, avec ou sans modification de celle-ci ou de son code VBA.
Ils sont déjà convaincus par ce tutoriel, pourquoi pas vous ?
Denis (version personnalisée)
J’ai choisi cette application pour ma sœur qui gère deux entreprises, de plus, je suis plus à l’aise avec Access et comme ma sœur a l’habitude de travailler sur des applis sous Excel, le choix a été vite fait.
Ayant suivi quelques tutos de Lydia que j’ai trouvé excellente, je n’ai pas hésité une seconde pour commander l’application qui répond exactement à mes attentes. J’ai la version V2 en attente de la V3 et je peux affirmer que la gestion des factures et devis me facilite la vie.
J’attends la version finale avec des modifications que j’ai demandé et remercie Lydia pour son implication.
Je recommande cette application sans hésiter, car elle est parfaite.
Willy
J’ai choisi d’acquérir ce logiciel pour sa simplicité à prendre en main. Juste un bémol : pas assez de place pour écrire les libellés dans les trames, car je travaille comme indépendant et je dois mettre beaucoup de détails dans mes devis. Pour le reste, c’est très bien comme ça, mais je pense qu’avec des mises à jour et des rectifications, votre logiciel a de l’avenir.Depuis, Willy a demandé une personnalisation et peut désormais ajouter jusqu’à 40 éléments dans ses devis et factures.
Pour toute demande d’information, utilisez le formulaire de contact.
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Bonjour,
Est-ce que ce fichier comporte des verrouillages ou est-il totalement libre de modifications (VBA etc.) ?
Merci d’avance.
Bonjour,
Il est effectivement verrouillé, mais, si besoin, je peux vous donner le mot de passe pour débloquer le VBA (c’est juste une protection pour ceux qui ne connaissent pas ce langage pour leur éviter de faire des bêtises).
Seule la cellule de copyright sur le menu restera bloquée, mais tout le reste est modifiable.
Bonjour,
Je voudrais aussi cette application et le mot de passe.
Bonjour,
Il suffit de l’acheter.
Ça a l’air très bien et ça m’intéresse, mais je suis trop saturé jusqu’au 15 juillet pour regarder cela. Je reviendrai vers vous après cette date.
Super, enfin quelqu’un qui se préoccupe des nuls, je vais suivre tout cela d’un œil d’étudiant.
Je fais une formation en ce moment pour mettre mes produits en ligne après avoir laborieusement fait un diaporama que l’on appelle VTH, enseignée sur Office 8 sauf que j’ai la version 2016 qui me paraît plus pratique et surtout complète, j’ai même réussi à faire une vidéo avec cette VTH, le problème c’est que je ne sais pas quoi en faire. Je n’ai pas les bases et je patine vraiment, donc je pars de zéro.
Merci encore.
Je vais faire passer l’info, je ne suis pas la seule dans ce cas.
Travail excellent, Lydia, merci.
Bonjour, c’est très intéressant.
Je voudrais savoir :
Comment est géré un devis plus long qu’une page, est-ce automatique avec reprise des en-têtes et pieds de page et également la numérotation des pages ?
Comment ajouter des Conditions générales de vente ?
Pouvons-nous partager le document mon assistante et moi ?
Voici mes premières interrogations.
Merci pour vos réponses.
Bonjour René,
Je n’ai pas prévu de devis ou facture sur plusieurs pages, mais ça reste modifiable et simple à faire.
Si les conditions générales de vente doivent « suivre » le devis, cela peut être ajouté à la suite.
Le partage doit pouvoir se faire comme on partagerait un fichier Excel classique. Toutefois, je n’ai jamais utilisé un formulaire Excel VBA simultanément avec quelqu’un d’autre, contrairement à Access. Donc je ne peux vous répondre sur ce point avec certitude.
Bonjour,
Est-il possible d’avoir accès à une version « Démo » pour qu’on puisse apprécier le produit et savoir s’il convient bien à nos besoins ?
Merci de nous renseigner.
Fat
Bonjour Fat,
Non, il n’y a pas de version démo.
Lydia, tu es simplement magnifique…
Bonjour Lydia,
Super travail, mais rappelle-toi que beaucoup d’internautes sont des débutants et que tes automatismes dans tes explications nous ne les avons pas, donc obligé de revenir dessus plusieurs fois surtout si, comme moi, on n’a pas de mémoire, ce qui est un sérieux handicap, mais je suis dessus et je m’accroche, enfin j’essaye, merci encore.
Cordialement.
S’il vous plaît, j’aimerais savoir comment relier des feuilles sur Excel de sorte que certains calculs soient possibles sur les différentes pages. Merci.
Il suffit d’utiliser le « = » et de pointer vers les différentes feuilles.
Salut, je viens de m’inscrire, je suis débutant, je voudrais recevoir des démonstrations sur la création des interfaces sur Excel en utilisant le langage Visual Basic et merci.
Bonjour,
C’est l’objet de futures formations.
Bonjour,
Je voudrais savoir si, dans votre application, vous avez la possibilité de pouvoir imprimer la liste des clients et sous Excel de voir la page créer des clients et aussi de pouvoir modifier l’affichage des différentes zones de la page client.
Merci de votre rapide réponse.
Bonjour,
Cette application fonctionne comme un fichier Excel classique, vous pouvez donc tout à fait imprimer la liste des clients. Par contre, je ne comprends pas ce que vous appelez la page « Créer des clients » et que souhaitez-vous modifier comme affichage ?
Merci beaucoup, je suis un retraité de 63 ans et j’habite en Iran et je suis vraiment passionné par Excel et je le cherche n’importe où.
Encore, je vous remercie.
Bonjour,
C’est très dommage qu’il n’existe pas une version démo comme tous les autres applicatifs en Excel.
Bonjour,
« Comme tous les autres applicatifs en Excel ? », citez-moi un exemple.
Je ne propose pas de version démo tout simplement parce que le code VBA comme tout autre code est piratable et donc les personnes téléchargeraient et ne l’achèteraient pas après en avoir profité.
C’est vraiment intéressant, je vais en faire part à mes collaborateurs pour faire le point sur ce sujet. Merci à vous.
Bonsoir Lydia,
Je vous remercie vivement pour votre formation si fascinante ! ! !
J’espère que les travaux seront applicables dans mon domaine ressources en eau (Hydraulique).
Bonjour Lydia,
Je suis vraiment intéressé par votre application, j’ai beaucoup de choses pour l’améliorer si vous êtes prête à faire les modifications. Contactez-moi sur Facebook.
Merci :).
Bonjour Hamza,
Je vous invite à utiliser le formulaire de demande de personnalisation.
Il est bon le truc, mais comme je suis très novice en informatique.
C’est une application clé en main donc il n’y a pas besoin de s’y connaître.
Bonjour,
Plusieurs questions :
La facture ne reprend pas les items du devis ? Il faut ressaisir les items ?
Lors de la création du devis, on choisit un item dans une liste déjà renseignée. Par contre, si on propose du non-standard on ne peut pas directement écrire dans le devis l’item non déjà identifié ?
Sait-on écraser un élément de l’item dans le devis ou facture directement (cellules verrouillées ou pas) ?
Merci.
Bonjour Jean,
La facture ne reprend pas les items puisque ça repart toujours d’un modèle. Toutefois, puisque je souhaite sortir une V2, je peux voir si je peux intégrer cette option.
Les listes permettent d’aller plus vite lorsque vous vendez des prestations « standardisées », mais rien ne vous empêche de saisir à la main. Pour écraser, je suppose que la réponse précédente répond à cette question.
Merci pour votre réponse.
Si on achète la version 1 est-il prévu un prix pour la mise à jour en version 2 ?
Je ne sais pas encore définitivement, mais je pense que la version 2 sera au même prix (dans le sens où les clients qui ont acheté la V1 auraient accès à la V2 sans supplément). À confirmer.
Avez-vous déjà une idée des améliorations apportées par la V2 ?
Si on achète une V1 on peut éventuellement s’attendre à payer moins cher une mise à jour sauf si bien entendu le produit est complètement refondu.
Cordialement.
Les améliorations prévues sont l’ajout d’un onglet devis et facture listant les devis et factures avec la date, le numéro, etc., mais pas chaque item, de manière à savoir si des devis doivent être relancés ou si des factures sont impayées. Puis, voir si votre suggestion peut être ajoutée.
Merci pour cet outil qui devrait intéresser de nombreux auto-entrepreneurs.
Merci bien, Lydia, pour cette application.
Bonsoir Lydia, votre application est synthétique et bien construite.
Bravo.
Cependant, je ne sais pas trop la manière dont vous créez l’enregistrement du devis en mode Excel, mais il existe un moyen assez simple pour ne pas avoir d’onglet « Feuil1 » lors de la création de celui-ci.
Bonsoir Alain-Bubu,
Désolée, je n’ai pas compris votre remarque.
Bonsoir Lydia,
Je voulais juste dire que le code VBA d’enregistrement d’une feuille ou plutôt « onglet » ne crée pas de Feuil1, dans un classeur Excel vierge.
Bonjour Alain-Bubu,
Dans l’application, il faut indiquer le chemin du fichier récupérant les devis enregistrés (donc créé au préalable). Un classeur devant au moins contenir un onglet, voilà pourquoi il y a un onglet Feuil1 dans le fichier que l’on peut supprimer une fois qu’au moins un devis est enregistré. Il en est de même pour les factures. Enfin, je ne sais pas si c’est de cela dont vous parlez.
Bonsoir Lydia,
Oui, c’est ce que je voulais dire, c’est cela exactement.
En fait, je pensais que c’est votre fichier applicatif qui crée le classeur Excel à l’adresse souhaitée. Du coup, si le fichier n’existe pas, Excel est capable de créer un classeur avec une feuille « onglet » que l’on a copié au préalable par VBA et donc pas de Feuil1 par défaut. De plus, dans le cas où ce fichier existe déjà, Excel est également capable, toujours par VBA, de rajouter un onglet entre classeurs ouverts ou pas.
Salut, j’ai une petite question s’il vous plaît :
Est-ce que cette application est personnalisable ou dois-je obligatoirement vous donner les contacts pour figer le header/footer des factures.
Merci !
Bonjour,
L’application est tout à fait personnalisable par l’utilisateur.
Bonjour,
Est-ce possible de programmer l’application de manière à faire correspondre à mes propres besoins en devis, facture et bon de commande ?
Merci.
Bonjour,
Oui, l’application reste personnalisable du moment que vous ne touchez pas aux cellules nommées, car elles sont utilisées dans la programmation. N’hésitez pas à demander un devis pour une personnalisation si vous rencontrez des difficultés.
Bonjour,
Je viens de découvrir votre site et je m’y suis inscrite sans aucune hésitation + votre chaîne YouTube. J’ai une question : je vais avoir certainement besoin de vos services (création d’entreprise), besoin de faire des devis et des factures. Si on achète votre V3, on aura toutes les applications que vous montrez ci-dessus (comme un logiciel).
Merci de votre réponse.
Séverine
Bonjour Séverine,
Oui, exactement. Les captures d’écran et la vidéo correspondent à la V3 et toutes les fonctionnalités montrées sont dans cette dernière.
Bonjour.
Cela semble correspondre à mes besoins et c’est ce que je voulais faire précédemment en Excel via VBA pour automatiser les facturiers manuels, mais le temps me manquait.
À première vue en voyant la version 3, il me manquerait :
– TVA et référence client
Je suppose que ça implique 2 colonnes supplémentaires dans la tableau prospects/clients et qu’il faut modifier le formulaire d’encodage + modifier la procédure d’import de l’autocomplete en VBA.
Mais est-ce que ça perturberait le tableau croisé dynamique ?
Au niveau du rapport :
– Date de paiement de facture
– Champ remarque
Au niveau de la gestion des produits : produit de base + sous-catégorie avec prix différents.
Je ne pense pas que ce soit difficile, donc je pourrais le faire si vous confirmez que l’on a bien accès au VBA après achat.
Merci.
Bonjour,
Le code VBA est indiqué dans le mode opératoire délivré avec l’application. J’y précise également qu’il faut faire attention aux cellules nommées (ne pas les supprimer), sinon le code peut planter.
Les tableaux croisés dynamiques ont été créés manuellement, ils sont juste mis à jour en VBA, mais vous pouvez tout à fait les arranger comme vous voulez.
Si vous vous sentez de modifier le fichier, vous pourrez tout à fait le faire ou alors passer par une demande de devis pour la personnalisation.
Salut !
Je veux concevoir un masque de saisie à partir des rapports mensuels fournis par plusieurs formations sanitaires et faire les synthèses trimestrielles, semestrielles et annuelle.
Bonjour Fabrice,
Je vous invite à passer par une demande de devis, car il n’y a pas de rapport avec l’application.
Bonjour,
Je vous trouve très charmante…
Bonjour,
Je pense que vous avez déjà répondu à cette question, mais j’aimerai être bien sûr que le fichier est totalement modifiable et adaptable aux besoins de ma société, je ne veux pas acheter quelque chose dont certaines parties seraient protégées par un code.
Bonjour Rémy,
Lorsque vous téléchargez le package après votre achat, les 3 fichiers Excel (3 versions possibles) ont leur code VBA protégé par mot de passe pour éviter à des non-initiés de faire des maladresses.
Mais si vous souhaitez le modifier, il vous suffit de saisir le mot de passe indiqué dans le fichier PDF inclus dans le package et vous pourrez tout modifier.