Cette application, idéale pour les indépendants et petites entreprises, vous permettra de créer, gérer et d’assurer le suivi de vos devis et factures avec Excel, ainsi que vos prospects, clients et tarifs.

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Menu et page d’accueil

Sur l’onglet d’ouverture, vous indiquerez le nom de vos dossiers et fichiers ainsi que vos coordonnées afin que les données soient gérées automatiquement dans le reste de l’application. Vous indiquerez également les taux de TVA que vous utilisez si vous y êtes assujetti, ainsi que les délais de relance de devis et d’échéance de facture et vous pourrez choisir la couleur des polices et fonds des formulaires de saisie :

Version sans TVA

Version avec 1 taux de TVA

Version avec 2 taux de TVA

Le menu principal vous permettra d’accéder à vos devis, factures, prospects, clients, tarifs et statistiques, de générer vos numéros de devis et factures afin d’avoir une continuité dans ces derniers et de définir vos messages et votre signature par défaut pour les e-mails :

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

Devis

Sur l’onglet des devis, une liste déroulante semi-automatique vous permettra d’afficher rapidement les coordonnées de vos prospects. Il en est de même pour le détail du devis avec la liste des prestations ou des produits. L’acompte et la date de validité du devis se mettent à jour après modification des champs en lien avec la formule.

Version sans TVA

Version avec 1 taux de TVA

Version avec 2 taux de TVA

• Suppression du devis : ce bouton incrémente le numéro de devis et vide les champs saisis manuellement ;
• Formulaire de saisie de devis : ce bouton affiche un formulaire de saisie vous permettant de saisir le nom du prospect et les éléments du devis (c’est un plus, cela n’empêche pas la saisie directe sur la feuille) :

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

• Sortie du devis en PDF : ce bouton vous permet de conserver le devis au format PDF sur votre ordinateur ;
• Enregistrement dans le classeur Excel : ce bouton vous permet de conserver une copie à part, sans lien, dans un autre classeur enregistré sur votre ordinateur et d’alimenter le suivi des devis ;
• Impression du devis : ce bouton vous permet d’imprimer le devis via votre imprimante ;
• Envoi du devis par e-mail : ce bouton vous permet de préparer l’e-mail automatiquement dans l’onglet Messages afin d’envoyer le devis en pièce jointe ainsi que vos CGV si vous avez renseigné leur chemin sur le menu. Vous pourrez ensuite le modifier, ajouter/supprimer des pièces jointes ou l’envoyer tel quel. Sur Windows, via Gmail, Outlook et Yahoo, l’e-mail sera envoyé immédiatement, via Thunderbird, il faudra cliquer sur Envoyer dans la fenêtre de Thunderbird. Sur Mac, il faudra également cliquer sur Envoyer dans la fenêtre Mail, mais aussi joindre vous-même le PDF enregistré automatiquement ainsi que les autre pièces jointes que vous jugez utiles :

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

Suivi des devis

L’onglet de suivi des devis vous permet d’assurer le suivi des devis acceptés ou dont vous n’avez pas reçu de réponse (une alerte apparaîtra également à l’ouverture du fichier si tel est le cas) :

Version sans TVA

Versions avec 1 et 2 taux de TVA

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

• Relancer un devis : ce bouton vous permet de préparer l’e-mail automatiquement dans l’onglet Messages afin de relancer un devis en le plaçant en pièce jointe ainsi que vos CGV si vous avez renseigné leur chemin sur le menu. Vous pourrez ensuite le modifier, ajouter/supprimer des pièces jointes ou l’envoyer tel quel. Sur Windows, via Gmail, Outlook et Yahoo, l’e-mail sera envoyé immédiatement, via Thunderbird, il faudra cliquer sur Envoyer dans la fenêtre de Thunderbird. Sur Mac, il faudra également cliquer sur Envoyer dans la fenêtre Mail, mais aussi joindre vous-même le PDF enregistré automatiquement ainsi que les autre pièces jointes que vous jugez utiles :

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

• Créer une facture d’acompte : ce bouton vous permet de créer une facture d’acompte suite à un devis enregistré :

Version sans TVA

Version avec 1 taux de TVA

Version avec 2 taux de TVA

• Transformation d’un devis en facture : ce bouton vous permet de créer une facture suite à un devis enregistré.

Factures

Sur l’onglet des factures, une liste déroulante semi-automatique vous permettra d’afficher rapidement les coordonnées de vos clients. Il en est de même pour le détail de la facture avec la liste des prestations ou des produits. L’acompte et la date d’échéance de la facture se mettent à jour après modification des champs en lien avec la formule.

Version sans TVA

Version avec 1 taux de TVA

Version avec 2 taux de TVA

• Suppression de la facture : ce bouton incrémente le numéro de facture et vide les champs saisis manuellement ;
• Formulaire de saisie de facture : ce bouton affiche un formulaire de saisie vous permettant de saisir le nom du client et les éléments de la facture (c’est un plus, cela n’empêche pas la saisie directe sur la feuille) :

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

• Sortie de la facture en PDF : ce bouton vous permet de conserver la facture au format PDF sur votre ordinateur ;
• Enregistrement dans le classeur Excel : ce bouton vous permet de conserver une copie, à part, sans lien dans un autre classeur et d’alimenter le suivi des factures ;
• Impression de la facture : ce bouton vous permet d’imprimer la facture via votre imprimante ;
• Envoi de la facture par e-mail : ce bouton vous permet de préparer l’e-mail automatiquement dans l’onglet Messages afin d’envoyer la facture en pièce jointe. Vous pourrez ensuite le modifier, ajouter/supprimer des pièces jointes ou l’envoyer tel quel. Sur Windows, via Gmail, Outlook et Yahoo, l’e-mail sera envoyé immédiatement, via Thunderbird, il faudra cliquer sur Envoyer dans la fenêtre de Thunderbird. Sur Mac, il faudra également cliquer sur Envoyer dans la fenêtre Mail, mais aussi joindre vous-même le PDF enregistré automatiquement ainsi que les autre pièces jointes que vous jugez utiles :

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

Suivi des factures

L’onglet de suivi des factures vous permet d’assurer le suivi des factures impayées (une alerte apparaîtra également à l’ouverture du fichier si tel est le cas) :

Version sans TVA

Versions avec 1 et 2 taux de TVA

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

• Relancer une facture : ce bouton vous permet de préparer l’e-mail automatiquement dans l’onglet Messages afin de relancer une facture en la plaçant en pièce jointe. Vous pourrez ensuite le modifier, ajouter/supprimer des pièces jointes ou l’envoyer tel quel. Sur Windows, via Gmail, Outlook et Yahoo, l’e-mail sera envoyé immédiatement, via Thunderbird, il faudra cliquer sur Envoyer dans la fenêtre de Thunderbird. Sur Mac, il faudra également cliquer sur Envoyer dans la fenêtre Mail, mais aussi joindre vous-même le PDF enregistré automatiquement ainsi que les autre pièces jointes que vous jugez utiles :

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

• Statistiques des factures : ce bouton vous permet d’accéder aux statistiques des factures enregistrées (montant des factures par date ou par client et montant de la TVA pour les versions avec cette taxe).

Onglet Statistiques

L’onglet Statistiques des factures vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre facturation avec le chiffre d’affaires généré par mois et année, le chiffre d’affaires généré par client et, si vous êtes assujetti à la TVA, la TVA collectée :

Version sans TVA

Versions avec 1 et 2 taux de TVA

Onglet Offre commerciale

L’onglet Offre commerciale vous permet de gérer vos produits ou prestations via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos devis et factures :

Versions sans TVA et avec 1 taux de TVA

Version avec 2 taux de TVA

Onglet Prospects et Clients

L’onglet Prospects et Clients vous permet de gérer vos prospects et Clients via un formulaire (création, modification, suppression) afin de les utiliser pour vos devis et factures :

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

Onglet Messages

L’onglet Messages vous permet de paramétrer le pré-remplissage de vos e-mails ainsi que votre signature :

Versions sans TVA, avec 1 taux et 2 taux de TVA

Avantages de l’application Gérez vos devis et factures avec Excel :

• L’application est entièrement créée avec Excel, vous pouvez donc modifier le fichier comme tout autre fichier Excel. Il faut simplement faire attention aux modifications que vous y apportez, car certaines informations sont utilisées dans le code VBA (langage de programmation d’Excel) et, si Excel ne trouve plus l’information à traiter, un bug peut apparaître. Toutefois, le code est entièrement commenté et les noms définis sont assez explicites. En cas de souci de compréhension d’un code utilisé, vous pouvez me contacter pour que je vous l’explique ;
• L’application a été créée de manière à simplifier au mieux la saisie des devis et factures, mais aussi leur suivi afin de vous faire gagner du temps ;
• Étant donné qu’il s’agit d’un fichier Excel, vous pouvez copier aisément vos données pour les sauvegarder par une simple copie du fichier ;
• Vous avez accès aux mises à jour de l’application sans supplément pour une durée d’1 an à compter de l’achat. Pendant cette durée, à chaque mise à jour majeure, un e-mail est envoyé afin de vous informer que les fichiers ont été mis à jour et que vous pouvez les télécharger. Les mises à jour mineures ne sont pas annoncées, mais vous pouvez télécharger les derniers fichiers mis à jour à tout moment en cliquant sur le lien reçu lors de l’achat. Attention, en cas d’application personnalisée, la personnalisation n’est pas reportée sur l’application mise à jour gratuitement ;
• Vous bénéficiez du support par e-mail pour une durée d’1 an à compter de l’achat. Cela ne comprend pas de l’aide si vous n’arrivez pas à ajouter à l’application une fonctionnalité non prévue ;
• Si l’application manque de fonctionnalités nécessaires à votre activité, elle peut être personnalisée par mes soins si vous n’avez pas le temps ou les compétences pour vous y consacrer. Pour cela, il suffit de passer par une demande de personnalisation en amont afin de connaître le coût éventuel des améliorations à apporter.

Liste des améliorations de la V5 :

• Ajout de la possibilité d’envoyer des e-mails avec 4 logiciels de messagerie différents au lieu d’un (Gmail, Outlook, Thunderbird, Yahoo) uniquement sur Windows (Mac continue d’utiliser Mail) ;
• Simplification de l’ajout/modification du logo de l’entreprise.

Liste des améliorations de la V4.1 :

• Mise en place d’une liste déroulante de recherche intuitive dans une boîte de dialogue sur clic de la cellule du destinataire d’un devis ou d’une facture, mais aussi pour la sélection d’une désignation, permettant de filtrer sans être obligé de saisir les premiers caractères du nom.

Liste des améliorations de la V4 :

• Application désormais compatible Mac ;
• Ajout de boutons pour pointer les fichiers Excel et dossiers pour les PDF pour les enregistrements (l’utilisateur n’a plus besoin de récupérer les chemins manuellement) et vérifications des chemins à l’ouverture du fichier ;
• Ajout automatique de la signature dans les e-mails composée du nom de l’entreprise, de son activité, de son adresse e-mail et de son site web ;
• Simplification de la recherche de tarifs par leurs désignations et de la recherche de prospects ou clients par leurs raisons sociales à la place de numéro d’identification ;
• Regroupement des prospects et clients sur un même onglet, mais avec une colonne pour les différencier afin de pouvoir créer un devis pour un client facilement ;
• Amélioration de la gestion du nombre de caractères des noms des clients, des désignations de tarif, des pourcentages d’acompte, du nombre de jours de validité de devis et d’échéance de facture (l’utilisateur n’a plus besoin de modifier certaines formules pour adapter ces éléments à ses besoins) ;
• Suppression automatique de l’onglet vide présent au début de l’utilisation du fichier Excel d’enregistrement des devis et des factures ;
• Suppression automatique de la ligne vide conservée par Excel lors de l’ajout d’un premier tarif, d’un premier prospect ou client ou d’un premier devis ou d’une première facture dans leurs listes respectives ;
• Mise à jour automatique des statistiques ;
• Amélioration du design.

Liste des améliorations de la V3.1 :

• Simplification des formulaires de saisie des devis et factures ;
• Modification de la personnalisation des couleurs de fond et de police des formulaires de saisie par la simple sélection d’une couleur de remplissage sur le menu.

Liste des améliorations de la V3 :

• Possibilité de transformer un devis enregistré en facture d’acompte sans avoir à ressaisir les informations ;
• Possibilité de relancer un devis ou une facture par e-mail avec objet et corps de message préremplis et devis ou facture en pièce jointe ;
• Regroupement des alertes des devis à relancer en un seul message ;
• Regroupement des alertes des factures à relancer en un seul message ;
• Ajout d’un formulaire de saisie pour saisir un devis ou une facture (sans empêcher le remplissage manuel) ;
• Ajout des statistiques concernant la TVA pour les factures établies avec un tableau croisé dynamique et son graphique (seulement pour les versions avec TVA) ;
• Ajout du champ Pays dans l’onglet des prospects et des clients et de leurs formulaires de saisie respectifs ;
• Remplacement des boutons radio par une liste déroulante pour le mode de paiement indiqué sur les factures ;
• Remplacement des listes à 1 colonne (numéro d’identification) en liste à 2 colonnes (numéro d’identification + nom) pour la sélection des tarifs, prospects et clients dans leurs formulaires de saisie respectifs ;
• Possibilité de personnaliser les couleurs de fond et de police des formulaires de saisie ;
• Modification de l’apparence de l’application et amélioration de l’accessibilité.

Liste des améliorations de la V2 :

• Possibilité de transformer un devis enregistré en facture sans avoir à ressaisir les informations ;
• Possibilité d’envoyer un devis ou une facture par e-mail avec objet et corps de message préremplis et devis ou facture en pièce jointe ;
• Enregistrement des informations d’un devis et d’une facture afin d’assurer le suivi des devis à relancer et des factures impayées ;
• Alerte à l’ouverture du fichier indiquant si des devis ou des factures doivent être relancés ;
• Statistiques des factures avec 2 tableaux croisés dynamiques et leur graphique (l’un pour le chiffre d’affaires par période et l’autre par client) ;
• Possibilité de transformer un prospect en client sans avoir à ressaisir les informations.

Ce que vous obtiendrez :

• Une version sans TVA au format XLSM (387 Ko) ;
  
• Une version avec 1 taux de TVA au format XLSM (391 Ko) ;
  
• Une version avec 2 taux de TVA au format XLSM (396 Ko) ;
  
• Un mode d’emploi au format PDF (430 Ko).

Ils sont déjà convaincus par cette application, pourquoi pas vous ?

Denis (version personnalisée)
J’ai choisi cette application pour ma sœur qui gère deux entreprises, de plus, je suis plus à l’aise avec Access et comme ma sœur a l’habitude de travailler sur des applis sous Excel, le choix a été vite fait.
Ayant suivi quelques tutos de Lydia que j’ai trouvé excellente, je n’ai pas hésité une seconde pour commander l’application qui répond exactement à mes attentes. J’ai la version V2 en attente de la V3 et je peux affirmer que la gestion des factures et devis me facilite la vie.
J’attends la version finale avec des modifications que j’ai demandé et remercie Lydia pour son implication.
Je recommande cette application sans hésiter, car elle est parfaite.

Willy
J’ai choisi d’acquérir ce logiciel pour sa simplicité à prendre en main. Juste un bémol : pas assez de place pour écrire les libellés dans les trames, car je travaille comme indépendant et je dois mettre beaucoup de détails dans mes devis. Pour le reste, c’est très bien comme ça, mais je pense qu’avec des mises à jour et des rectifications, votre logiciel a de l’avenir.

Depuis, Willy a demandé une personnalisation et peut désormais ajouter jusqu’à 40 éléments dans ses devis et factures.

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